News

Как подготовить волонтёров к участию в крупном событии?

подготовка волонтёров к участию в крупном событии


Человек человеку» — просветительский проект Школы социального волонтерства в формате видео-блогов.


Как эффективно подготовить волонтёров к массовому мероприятию? Как провести информационную кампанию? Что должно быть указано в заявке? На что обратить внимание на собеседовании? Как правильно провести обучение волонтёров? На эти и другие вопросы отвечает Юлия Силенко, в прошлом заместитель директора ресурсного центра «Мосволонтёр», руководитель Дирекции «Года волонтёра» в Москве (2013г.), член Ассоциации волонтёрских центров.

Смотрите видео или читайте текстовую расшифровку ниже


Как подготовить волонтёров к участию в крупном событии?

Начну с того, что подготовка волонтеров нужна обязательно. Т.е. нельзя просто разместить объявление в социальной сети, и чтобы люди только в день мероприятия пришли и увидели, что будет происходить на площадке. Это будет неэффективно. Нужно с волонтёрами работать заранее, также, как и по всем другим процессам – заказывая технику, выбирая ведущего, выбирая площадку… Вот приблизительно в эти же временные рамки уже должна быть спланирована волонтёрская программа, определено количество и функционал волонтёров, назначено ответственное лицо, которое будет работать с волонтёрами в день мероприятия на площадке.

Первое, с чего стоит начать подготовку волонтеров – это информационная кампания; размещение информации о событии и заявки для волонтёров. В заявке будут указаны стандартные контактные данные – ФИО, телефон, почта. И в этой же заявке сразу стоит указать дополнительные необходимые компетенции, если они нужны. Например, знание языков, если событие международное. Т.е. уже по заявкам можно будет сразу посмотреть, какую помощь в языковом переводе волонтёр сможет оказать. Или, например, навык работы с детьми, если событие подразумевает какую-то детскую анимационную площадку или в принципе наличие детей на площадке. И тогда, только получив эти анкеты, вы уже сможете увидеть некий портрет волонтёра и максимально эффективно встроить его в то событие, в ожидающуюся программу.

Следующий этап подготовки волонтеров – аккумуляция всех заявок и проведение так называемого собеседования. На мой взгляд, это обязательное условие, поскольку позволяет лично увидеть каждого человека и понять его мотивацию. Т.е. насколько он действительно заинтересован, хочет прийти и поучаствовать в этом событии. Очная встреча заранее все-таки позволяет определить, на какую позицию конкретного волонтёра максимально эффективно можно «встроить», где можно предложить ему поучаствовать. Если вы видите, что человек достаточно замкнут или ему тяжело общаться, то не стоит его ставить, например, на встречу гостей в вэлком-зону, потому что для него это будет тяжело. Но при этом он может прекрасно справиться, например, с работой на деловой площадке или с аккредитацией, где нужно просто выдавать бейджи или делать работу монотонную, но важную, механическую, но без которой ничего не произойдёт. Ещё такая встреча позволит увидеть и выделить самых активных волонтёров, т.е. лидеров, которые, может быть, готовы взять на себя дополнительную нагрузку или даже стать помощниками или дополнительным персоналом по усмотрению организаторов. Такие случаи тоже бывали, когда людей даже на работу приглашали по итогам их волонтёрского труда.

Следующий этап после собеседования – это обучение волонтёров. И здесь я бы выделила два важных момента. Первый – это обучение общее. Т.е. важно волонтёрам рассказать о том, что это за событие, погрузить в его историю. Может быть, оно проходит традиционно ежегодно, может быть, оно имеет какую-то важность и ценность именно в этот момент, именно в эти даты… В этом же общем блоке важно волонтёров познакомить с организаторами, чтобы они были узнаваемы на площадках. Если событие подразумевает разные волонтёрские функции (например, встреча гостей, навигация на площадке, информационные стойки или доски, аккредитация), то за каждым из функциональных направлений нужно закрепить человека от организаторов. Именно ответственного сотрудника от организации – и соответственно прикрепить к нему волонтёров, чтобы эти волонтёры знали, к кому они могут подойти во время события и задать какой-то вопрос, если он у них возникнет. Вот, наверное, основные аспекты общего обучения: погрузить в историю события, рассказать функционал – что ждут конкретно от каждого волонтёра, чтобы они понимали, рассказать про зоны ответственности (что волонтёр может делать, что не может, на какие вопросы волонтёр может ответить – а на какие он должен позвать кого-то из организаторов). Это важно. И конечно, в блоке обучения будет ещё хорошим подспорьем познакомить волонтёров между собой. Какой-то небольшой тим-билдинг, упражнения, такая более неформальная история – для того, чтобы ребята тоже между собой познакомились, и им было комфортно находиться и работать вместе на этом событии.

Следующий этап – это координация на площадке. Это уже когда непосредственно начинается само мероприятие. Важно волонтёров познакомить с площадкой заранее. Очень часто это тоже «зашивается» в обучение, если есть такая возможность, чтобы волонтёры пришли и посмотрели заранее. Если такой возможности нет, значит, волонтёров собирают на час-на два раньше для того, чтобы они могли всё увидеть собственными глазами. Это правда очень важно, потому что к волонтёрам будут подходить абсолютно с любыми вопросами, начиная от «А где здесь туалет?» и заканчивая «А где комната номер Б, в которой сейчас проходит такой семинар?» Если волонтёр не будет знать, куда ему направить человека, конечно, это будет вызывать негатив. Потому что для посетителей, для гостей такого жёсткого разделения между сотрудником организаторов и волонтёром – его нет. Волонтёр также находится в экипировке, у него либо бейдж, либо футболка, либо ещё какой-то отличительный знак, и для гостя, для посетителя волонтёр будет точно таким же организатором. Поэтому волонтёры должны максимально владеть информацией.

Координация на площадке во время события подразумевает как раз таки наличие старших по функциям со стороны организаторов, ну и безусловно волонтёров, которые там работают. В принципе, если волонтёры уже обучены и знают свой функционал, то никаких проблем быть не должно. Единственное, нужно с ними проговорить в том числе и временные рамки: с какого по какое время волонтёры находятся на площадке, когда они могут уйти, когда у них перерывы, когда у них время поесть – какие-то режимные вещи, чтобы волонтёры тоже ощущали себя уютно в том, что происходит.

И финальная уже история – это когда событие заканчивается, конечно, нужно обязательно волонтёров поблагодарить — собрать, сказать им «Спасибо!» Мы не говорим о денежном вознаграждении, потому что волонтёрство – это бесплатное, безвозмездное желание помочь, но поблагодарить людей за их труд нужно обязательно. Может быть, сразу после мероприятия собраться, обняться, похлопать друг другу, сказать, как здорово, что всё прошло хорошо и завершилось. Как вариант благодарственные письма от организаторов на имя волонтёров. Это могут быть, может, и какие-то приятные бонусы – возможность посетить какую-то лекцию, или сходить в музей, или ещё что-то подобное – в зависимости от того, что это было за событие и какие есть возможности. Такое подведение итогов и выражение благодарности волонтёрам для организаторов – дополнительная возможность получить обратную связь, которую они не могут получить сами, потому что у них очень много задач. По сути, для организатора событие происходит в один миг, и не со всеми получается пообщаться. А волонтёры, общаясь с посетителями и видя происходящее как бы немого со стороны, могут какими-то своими впечатлениями поделиться. И с точки зрения организации волонтёрской программы, и с точки зрения всего события в целом.

Вот такая формула успеха для тех, у кого есть желание поработать с волонтёрами на своём крупном событии.

 

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...
Share it on

Мы в соцсетях





УЧИМ ДЕЛАТЬ ДОБРО ОТВЕТСТВЕННО И ВСЕРЬЕЗ