News

Волонтеры на крупном спортивном мероприятии. Сервис


Мы сегодня поговорим о организации волонтеров на крупном спортивном мероприятии, опираясь на опыт нашей организации — Мосволонтер — при подготовке к Чемпионату мира по футболу и при проведении Кубка Конфедераций.

Экипировка

При организации мирового уровня мероприятий есть некие требования, которые должны исполнить и если говорить про ФИФА, то у них есть требования к волонтерам следующие -обеспечить волонтеров питанием, экипировкой и транспортом. Что касается медицинской страховки, мы учли рекомендацию и застраховали волонтеров от несчастных случаев.

Во время Кубка конфедераций, слава Богу, ничего не произошло, но все волонтеры были застрахованы. Питание, если смена до четырех часов, то это сухпаек, где волонтер может спокойно перекусит. Мы основывались на рекомендациях оргкомитета, согласовали данное меню с Роспотребнадзором, поскольку они курируют данный блок. Если рассматривать восьмичасовой график волонтеров, то это либо два комплекта сухпайка, либо два полноценных обеда, включая первое, втрое, компот. Это зависит от объекта, где они находятся. Еесли это уличные функции, то во время Кубка конфедерации это были два сухпайка. Если это объектовые функции, то у нас были специальные столовые для волонтеров, где они могли получить полноценный комплект питания.

Что касается экипировки, то здесь необходимо было наш комплект согласовать с оргкомитетом и ФИФА. Данную процедуру мы прошли, поле чего по  44 федеральному закону мы публиковали закупку и определился подрядчик. Мы сами того не ожидали, что  компания Bosca,которую мы не рекламируем, поскольку есть защита бренда ФИФА. Наша экипировка это ноу-бренд. Но при этом удалось сделать следующую модель — экипировочный центр отдельно, где происходит выдача формы.

В комплект формы входит ветрозащитная куртка, поло, штаны (как в том фильме, легким движением руки брюки превращаются в шорты), кепка, сумка через плечо. Кроссовки будут в 2018 году, к Кубку конфедерации мы, к сожалению, не успели их пошить, но к чемпионату они появятся. Форма пропитана специальным средством, она не пропускает влагу, но с учетом той погоды, что у нас была этим летом, то, конечно, тут никакая пропитка не поможет. И мы снимали волонтеров со смен — мы следим за состоянием здоровья наших волонтеров. Если за этим не следить, то кто же завтра нам будет помогать?

 Страховка

Каждый волонтер был застрахован от несчастного случая. В лице департамента транспорта было отдельное постановление  под чемпионат мира  по футболу обеспечить всех волонтеров бесплатным проездом. Бесплатный проезд подразумевал все виды транспорта, включая  аэроэкспресс. Здесь некая особенность, аэроэкспресс не входит под контроль города, это федеральный объект. Но Департаменту транспорта удалось этот вопрос решить и наши волонтеры, которые работали в аэропортах, добирались туда  бесплатно.

С точки зрения управления уже волонтерами в период самого кубка конфедераций  у нас было пять сотрудников от ресурсного центра, которые  занимались сначала подготовкой, а потом управлением  у нас. У нас были отобраны 16 менеджеров – десять из числа волонтерских центров, и шесть еще мы взяли извне. Это 224 тим-лидера и 2220 волонтеров.московский дом общественных организаций выделил нам помещение, где мы сделали свой штаб и на протяжении 20 дней мы находились там. Он был технически оборудованным штабом, со связями коммуникации, и в том числе резервными волонтерами, которые при необходимости нам помогали, либо выезжали на смены, где по какой либо причине волонтеру было необходимо покинуть свой объект.

Штаб у нас работал с семи утра. С 7-7.30 у нас выходили первые функции – это транспорт. И с этого времени сразу начинался работать штаб. Работа штаба заканчивалась в 23.00, это в обычны день. А когда матчи заканчивались позже, то, соответственно, наш штаб тоже работал до часу ночи. На период чемпионата мира по футболу штаб кардинально изменится, он будет круглосуточным, его работа в таком режиме будет проходить 33 дня. Здесь существенно увеличится количество менеджеров. В целом мы видим уже штаб не только с точки зрения управления волонтерами, но и место, где волонтеры могут собираться, т.е., с точки зрения мотивации. Приехать, обменяться опытом, соответственно, отдохнуть после рабочей смены. Для них будут обеспечены все необходимые сервисы.

Параллельно со штабом управления на базе Дома общественных организаций работал наш медиа-штаб, здесь работали медиа-волонтеры. Работал он ровно в те же часы, что и операционный штаб управления.

Если посмотреть по каждой функции отдельно, то, например, функция транспорта была реализована совместно с департаментом транспорта города Москвы. В задачи волонтеров входило встреча и навигация гостей на транспортных объектах. Это были три аэропорта, семь железно-дорожных вокзала. В трех аэропортах в общей сложности у нас было 296 человек. В каждом из аэропортов мы разработали схему расстановки волонтеров, и на этой схеме создали легенду, в которые как раз заложили функционал и количество волонтеров, их часы работы и зоны ответственности. Соответственно, мы указали штабное помещение, чтобы у каждого волонтера на объекте была своя комнатка, где он мог оставить свои личные вещи и мог попить чай и отдохнуть. Здесь работа была проделана колоссальнейшая.

Надо понимать, что ситуации бывают различные, и что-то может пойти не по плану. Следует выделить аэропорт Шереметьево, он уделяет пристальное внимание волонтерам и волонтерству. У них есть постоянно е помещение для нужд волонтеров, у них есть опыт взаимодействия с волонтерами и даже свои методические пособия по работе и взаимодействию с волонтерами. Поэтому мы опирались на их опыт и транслировали их идеи в соседние аэропорты – Домодедово и Внуково. Сейчас и они тоже ни в коем случае не отстают от Шереметьево.

Волонтеры выходили за два дня до начала Кубка конфедерации и провожали два дня после, то есть, ровно 20 дней. Ровно так же мы планируем работать и на чемпионате мира по футболу. Было всего две смены – с 7 до 3 и с 3 до 23 часов. Изначально аэропорты планировал, что волонтеры будут им необходимы круглосуточно, но после того, как мы ознакомились с прилетами из различных стран под Кубок, то поняли, что такой потребности нет и они могут справиться в ночное время самостоятельно. Это сейчас непонятно с чемпионатом мира, так как на Кубок Конфедерации Москва была не передовым городом, передовым был Санкт-Петербург, где проходила церемония открытия, закрытия, и все знаменитости и участники были именно там. А сейчас Москва является передовым городом. Второе, что хотелось бы отметить, что десять других городов Московской области являются транспортным хабом, где вся логистика будет завязана на Москве. И здесь будет существенное усиление в виде количества волонтеров.

Если в Кубке Конфедераций было задействовано 2220 волонтеров с учетом резерва, то в чемпионате их будет 6 000 волонтеров.

Функция «Транспорт железнодорожные вокзалы»

Здесь работа строилась следующим образом. Есть департамент транспорта, но у него есть отдельная дирекция РЖД. Как раз дирекции РЖД занималась вплотную с нами на всех этапах подготовки и реализации нашей программы. Здесь от каждого вокзала была создана рабочая группа, в состав которой входил либо начальник отдела, либо заместитель начальника ЖД вокзала. Мы провели не одно совещание, путем которых удалось создать схемы данных вокзалов. В этот период Кубка многие вокзалы находились на реконструкции, и многие схемы не находились в открытом доступе, что не упрощало ситуацию. Но по итогу все схемы были согласованы как дирекцией, так и департаментом безопасности города Москвы и в лице нас комитетом общественных связей. Волонтеры здесь работали с 7 утра до 11 вечера, но работали в три смены. На чемпионате мира по футболу у нас основной удар пойдет, конечно же, на Казанский вокзал, потому что большинство городов из десяти как раз в казанском направлении. Здесь количество волонтеров у нас увеличится раза в три-четыре.

Что касается функционала волонтеров, то, безусловно, тим-лидер напрямую контактирует с ответственным дежурным по вокзалу. Дежурные по вокзалу вместе с нами проходили объектовое обучение, они и проводили инструктаж. В случае внештатных задач дежурные обратились к нашим волонтерам, и они оказывали данную помощь. На каждом ЖД вокзале у нас была установлена своя информационная стойка, где-то одна, где-то три, в зависимости от масштаба вокзала. Оргкомитет и ФИФА создали отдельную программу с бесплатным проездом, если у тебя есть билет на матч в другом городе. Эта информация находилась исключительно в интернете. И так как не каждый человек мог зайти на определенный сайт, то волонтеры информировали об этой программе.

Функция «Информационные центры»

Мы напрямую взаимодействовали с московским метрополитеном. Волонтеры информировали гостей столицы и туристов о мероприятиях кубка Конфедераций ФИФА 2017, раздавали информационные брошюры, показывали, какие места стоит посетить и как до них добраться. В этой работе было задействовано 234 волонтера.

Функция «Туристические маршруты»

Мы выявили восемь самых проходимых туристических мест, это: Третьяковская, Охотный ряд, Театральная, Чистые пруды, Кузнецкий мост, Арбатская, Пушкинская, цветной бульвар. Там были наши волонтеры, в общем количестве 144 человек, которые тоже работали на информационных стойках. Но их особенность была в том, что они знали о ближайших местах и рекомендовали их туристам.

Функция «городские мероприятия»

Данная функция была реализована Комитетом общественных связей города Москвы. Волонтеры помогали в организации работы культурных площадок. Мы также работали в парках, устанавливали там фотозоны, где каждый прохожий мог сделать бесплатное фото на память. Волонтеры привлекали прохожих, рассказывали о  мероприятиях и местах, отвечали на вопросы. Так же они рассказывали гостям о московских волонтерах, тем самым вовлекая людей в волонтерскую деятельность.

Обеспечение работы со СМИ

Медиаволонтеры  фотографировали туристов и гостей города на культурных площадках, обрабатывали и загружали фотографии в социальные сети.

Также волонтеры осуществляли помощь в подготовке и проведении пресс-конференций, выдаче аккредитации, в зоне интервью пресс-центра 2017 для неаккредитованных СМИ в Москве. Всего в этой работе было задействовано 60 человек.

Медиа-центр «Мосволонтер»

На базе ресурсного центра НКО размещен медиа-центр «мосволонтер2, целью которого являлось освещение работы городских волонтеров, а так же формирование положительного образа правительства Москвы. Для этой работы ресурсным центром мосволонтер было подготовлено 50 медиа-волонтеров, из них 12 журналистов, 12 фотографов, 6 редакторов фото и видео, 10 авторов, 4 текстовых редакторов и 6 тим-лидеров. Они также работали в две смены. Всего в период Кубка конфедераций было выпущено 179 публикаций.

Функция «Последняя миля»

Тут городские волонтеры осуществляли навигацию болельщиков от ближайших транспортно-пересадочных узлов (ТПУ) до стадиона «Спартак» в матчевые дни – 18, 21, 25 июня и 2 июля. Работа была согласована с Департаментом региональной безопасности и противодействия коррупции. Расстановка волонтеров отражена в плане осуществления операционной деятельности на прилегающей  территории стадионов. 17 мая прошло тестовое мероприятие на стадионе «Спартак», где приняли участие 116 волонтеров.волонтеры осуществляли навигацию с помощью навигационных ладошек, информационных стоек и мегафонов.

Функция «Медицинское обслуживание»

Городские волонтеры осуществляли навигацию болельщиков от ближайших транспортно-пересадочных узлов (ТПУ) до стадиона «Спартак», в случае возникновения чрезвычайных ситуаций волонтеры связывались по рации с медицинскими работниками машин скорой помощи в матчевые дни – 18, 21, 25 июня и 2 июля.

Тут важно помнить, что волонтер не оказывает медицинскую помощь, его обязанность – вызвать специалистов, проконтролировать передачу больного медикам.

Стоит отметить, что по итогам нашего проекта на кубке конфедераций мы посвятили целый месяц анализу. Анализ сначала мы провели самостоятельно, привлекая исключительно своих сотрудников. После мы обсудили всю нашу работу с ответственными лицами от департаментов города Москвы, учли ошибки и замечания друг друга. С эти опытом мы постараемся поделиться со всеми коллегами. И отдельное внимание мы уделяем нашему волонтерскому наследию. Наша задача – сформировать ту сеть волонтерских центров, которые после кубка и чемпионата смогут быть с нами партнерами и будут обладать уже практическими и теоретическими навыками, смогут уже существовать автономно и выполнять как задачи для вуза или своей организации, на базе которых они сформированы, так и задачи для города. Ведь с каждым днем запросы города только увеличиваются. И как раз такого рода спортивные мероприятия помогают тронуть лед как со стороны волонтерских организаций, так и со стороны правительства Москвы и всех департаментов к волонтерской сфере. И эта работа ведется.

Материал подготовлен редакцией сайта  Школы социального волонтерства на основании семинара «Волонтеры на крупном спортивном мероприятии. Как организовать?». Ведущий семинара — Дьяченко Олег Андреевич, начальник отдела по развитию спортивного волонтёрства ГБУ города Москвы «Мосволонтёр».  Видеозапись семинара можно посмотреть  ЗДЕСЬ.


Проект «Региональный Центр развития и поддержки социального волонтерства»
в 2017-2018 году реализуется с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...
Share it on

Мы в соцсетях





УЧИМ ДЕЛАТЬ ДОБРО ОТВЕТСТВЕННО И ВСЕРЬЕЗ