Управление волонтерской группой. Семинар об опыте Даниловцев

Семинар «Управление волонтерской группой».

Были рассмотрены следующие темы:

• Кто такой лидер волонтеров? Роль координатора в добровольческой организации.
• Зачем и как управлять группой?
• Какие сложности возникают у координатора и волонтера?
• Что можно делегировать, а что нет?
• Чем группа отличается от команды?
• Как ставить “умные” цели группе?
• Что такое мотивация волонтера и контроль его работы и др.

Ведущий — Кирилл Кочкин, руководитель волонтерских групп добровольческого движения «Даниловцы», профессиональный маркетолог и консультант (в прошлом волонтер и координатор группы в Наркодиспансере) — познакомил слушателей с «золотыми» принципами делегирования, возможными организационными схемами, эффективным управлением и контролем. Детально остановился, на первый взгляд, на знакомых понятиях: что такое координация, роль координатора, что такое делегирование, планирование и целеполагание.

По словам Кирилла: «Невозможно стать лидером волонтеров, сильными координатором, не посещая ту группу, в которую ты входишь, удаленно управляя ею. Обязательно надо участвовать, вдохновлять личным примером, надо вести за собой, надо страстно желать ходить к подопечным больным детям».

Организаторы семинара: Добровольческое движение «Даниловцы» http://www.danilovcy.ru/, Школа волонтерских технологий.

Текстовая версия

Зачем управлять волонтерской группой?

Зачем вообще управлять волонтерами?  Они же приходят сами, движимые какими-то желаниями, внутренним горением что-то делать. Тут все очень просто – есть нуждающиеся, есть помощники. Отдай лопату в руки и пусть помогает. Так чем и зачем тут управлять? Для ответа на этот вопрос я выделил три основных тезиса:

– Сохранять единство группы и цели;

– Задавать вектор движения;

– Выполнять непосредственные задачи;

Тут надо проработать, как распределять всю эту нагрузку между координаторами и всеми другими.

Чем группа отличается от команды?

Группа – это совокупность лиц, объединенных общностью интересов, взглядов, общей профессией, деятельностью.

Команда – это группа лиц, составляющих чье-либо окружение и действующих согласованно.

Волонтерская ГРУППА более эффективна, если работает КОМАНДА.

Для вашей группы или команды нет правильного ответа, какой она должна быть – группой или командой. Волонтерская организация на 70-80% состоит из групп. Т.е. они приходят регулярно, например, раз в неделю, что-то делают, играют с детьми, им этого достаточно на этом участке жизни. Для них это благо и дальше они никуда не хотят идти. В этом смысле это группа, где один человек – координатор просто координирует поток людей. Но в тот  момент, когда возникает некая задача, цель (спасти людей во время пожара, распределить одежду в кризисной ситуации, накормить бездомных, отремонтировать квартиру кому-то), группа становится командой. Т.е. вы сами должны для себя решить, какая именно у вас будет волонтерская группа. Если вы хотите работать эффективно и достигать какие-то цели, то нужно строить команду.

Но тут надо учитывать, что даже в самой сплоченной команде будут более и менее активные волонтеры. Ведь когда людей много, они стратифицируются в актив и хвост. Это зависит от того, как энергия закрутится в группе, есть ли в группе цель и лидер, который ведет ее к этой самой цели некими шагами.

Место координатора в организации

Тут можно выделить несколько организационных схем. Кто где находится, кто с кем связан и т.д.

Классическая схема, пирамидальная – это руководитель, координатор, волонтер. Координатор здесь среднее звено, человек, который находится в центре от руководителя, но над волонтерами и распределяет ресурсы, полномочия и т.д. Сверху вниз идут команды, снизу вверх идут отчеты, горизонтально идет согласование действий между координаторами и т.д.

Есть и другая схема, перевернутая – волонтер, координатор, руководитель. Какая между ними разница и что меняется в деятельности руководителя в этой схеме? Какая схема устойчивее?

В первой схеме руководитель – это некий центр, мозг, у него в голове есть некие задачи, они эти задачи разбивает на части и распределяет их между координаторами. Координаторы в свою очередь распределяют эти задачи между волонтерами. Получается классическая управленческая схема.

Во второй же схеме руководитель – это помощник для координатора в его работе. А координатор в свою очередь помощник для волонтера.

Есть еще одна, третья схема, где руководитель как некое солнце, в центре, а вокруг него координаторы, а вокруг них группа волонтеров.

Я не говорю, что из этих схем одна лучше другой. Нужно самому поразмыслить и выбрать для себя более оптимальную. В нашем движении, например, мы на руководителей и координаторов смотрим как на помощников, подсказчиков. Хотя, конечно, иногда возникают кризисные и форс-мажорные ситуации, когда руководители и координаторы вступают в некую руководящую роль. Т.е., бывают случаи, когда у нас схема сходится в «три в одно». Все зависит от ситуаций.

Но следует учитывать, что схема – это не что-то жесткое и обязательное. В волонтерском движении все достаточно гибкое, потому что если мы, например, говорим о военной организации, или о бизнес-организации, где все держится на приказе, задачах и восполнении за это деньгами, и схема работы у них достаточно жесткая, то в волонтерское движение приходят люди, которых деньгами не особо-то и мотивируешь, то тут деятельность достаточно гибкая.

Хороший эффективный координатор – это, в первую очередь, лидер своей группы. Но лидерство не зависит от места, которое вы занимаете, это ваша внутренняя сила. И волонтер может быть лидером точно так же, как координатор и руководитель. Иногда возникают интересные такие несостыковки, когда есть у группы координатор, но лидер в ней волонтер. Но есть группы, где каждый координатор равносилен руководителю.

Роль координатора в управлении волонтерской группой

Существует два типа координаторов, и у каждого из них есть свои роли и задачи.

1. Управляющий ресурсными потоками:

Вообще, координаторство держится на четырех основных пунктах, четырех типах ресурсных потоков:

– Люди (волонтеры)

– Материальные ресурсы (подарки, деньги, чай, кофе и т.д.)

– Знания и опыт (которыми старшие должны делиться с младшими)

– Связи (с учреждениями, с государственными органами, между собой, с различными группами).

Когда волонтер хочет стать координатором группы, то первое, что ему необходимо сделать – это освоить управление ресурсными потоками.

2. Лидер группы:

– Личный пример (харизма, умение вести за собой, искра во взгляде). Тут масса личных качеств, которые позволяют человеку стать лидером. С функциональной точки зрения, обладая всеми этими качествами, человек может вдохновлять своим личным примером остальных членов группы.

– Направление развития. Видеть цели и направлять группу к их достижению.

– Формирование сообщества. Если у нас есть 10-20 человек, то их нужно как-то друг с другом соединять. Организовывать неформальные встречи, общение, чаепития. В конце концов, многие люди приходят в волонтерство, потому что им не хватает общения. И они находят там друзей, иногда даже спутников жизни. Т.е. помимо социальной работы в волонтерстве необходимо пространство общения.

– Стимулирование идей. У разных людей разные идеи. Если координатор приходит с определенными идеями и пытается заразить ими группу – это хорошо, если он действительно заражает ими. Но также важно узнать у других, что они думают, позволить им воплотить свои собственные идеи.

– Утверждение и контроль за соблюдением правил. Любая деятельность, связанная с волонтерством, она, так или иначе, регламентируется. Тут есть целый свод правил. Например, если вы ходите к детям, то можно делать одно, но никак не второе. Если к больным людям, то совершенно другие правила. И это все нужно рассказывать волонтерам, следить за их выполнением.

– Развитие и мотивация людей. Попытаться показать людям, куда можно двигаться, как создавать свои какие-то управления.

Функции управления

С чего вы начинаете, когда задумываетесь о том, чтобы что-то сделать? У любого дела есть пять функций управления:

Планирование, организация, координация, мотивация, контроль.

Умное целеполагание

В 50-х годах прошлого века очень умный дядя придумал, что ставить цели лучше всего отвечая на конкретные вопросы. Он сказал, что должны быть пять вопросов, все эту идею подхватили, и она стала важной в управленческом мире.

Цель – ответы на вопросы

Конкретная                                         Кто? Что? Где? Как? Почему?

Измеримая                                         Сколько? Критерии достижения?

Достижимая                                       Можно и как достичь?

Соотносимая                                      Как соотносится с другими задачами?

Ограниченная по времени             Когда?

Делегирование

Речь идет о передаче собственных задач и полномочий получателю, который принимает на себя ответственность за их реализацию.

Это проблема для многих координаторов, в свое время мы тоже столкнулись с этим в Даниловцах.

Т.е., как координатору разделить весь это груз ответственности и полномочий с другими людьми, чтобы не рухнуть под их тяжестью. Это, оказывается, очень сложная задача. Иногда координатор не доверяет кое-какие поручения волонтерам, или ему по каким-то причинам проще все делать самому, что в конечном итоге мешает и ему, и команде в решении дел сообща, одним организмом.

Какие сложности возникают у координатора

– Избегание делегирования

– Свалить лишнюю, неинтересную работу

– Сбросить с себя ответственность без передачи полномочий

– Отсутствие соответствующего человека

– Отсутствие планирования и целеполагания

– Неверное распределение обязанностей

– Неработающая система мотиваций

– Излишний или несистематический контроль.

Какие сложности возникают у волонтера

– Делегирование обратно. Это завуалированный отказ. Волонтер может сказать координатору, что у него лучше получается решение этой проблемы. Отказ иногда может быть обоснованным.

– Избегание ответственности. Это примерно то же самое, как делегирование обратно.

– Отсутствие полномочий.

– Боязнь ошибки.

– Отсутствие ресурсов. Тут к ресурсам относятся и знания.

– Отсутствие мотивации. Зачем еще дополнительно мотивировать людей, которые мотивированы внутренним горением? Чтобы они не перегорели. Часть системы мотивации – это общение. Он пришел со своим внутренним опытом, со своей системой мотивации, но там, куда он пришел, могут быть свои углы, где волонтер быстро может набить себе шишки и перегореть. Поэтому с начинающими волонтерами нужно очень много работать, рассказывать им, где можно «подложить подушку и передохнуть». На тему профилактики перегорания у нас регулярно проводятся тренинги и встречи с психологами.

Что можно делегировать, а что нельзя, управляя волонтерской группой

Можно:

– Стандартную работу

– Специализированные задачи

– Наметки планов

– Сведение отчетов

– Участие во встречах по своим проектам

– Интересные, новые проекты.

Нельзя:

– Незавершенные проекты

– Стратегические планы

– Общий контроль

– Мотивацию коллег

– Политические вопросы

– Собственную ответственность перед руководителем.

Золотые принципы делегирования

– Любовь + Доверие + Прощение

– Задачи, которые могут выполнять ваши волонтеры, должны выполнять волонтеры

– Вместе с ответственностью делегируйте и полномочия (и наоборот)

– Другой человек обязательно выполнит работу по-своему

– Все имеют право на ошибку

– Со-радуйтесь успехам, разделяйте ответственность за неудачу.

Итак, что такое координация

Это процесс согласования и распределения по времени усилий отдельных людей, чтобы они привели к намеченной цели наиболее эффективным образом.

Пирамида потребностей

– в самоотдаче, милосердии, сострадании, жертвенности

– в самореализации

– потребность в признании

– любви и принадлежности

– безопасности (одежда, кров)

– физиологические потребности (голод, жажда, продолжение рода).

Управление волонтерской группой

Волонтерская группа – это команда;

Координатор – это лидер группы и управляющий ресурсами;

Цели и планы должны быть умными;

Делегируйте больше;

Согласовывайте действия;

Не скупитесь на похвалу. Не торопитесь наказывать;

Контролируйте понимание. Корректируйте действие;

Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать.