Как правильно работать с волонтерами? Инструкция руководителя Даниловцев
Хотите привлечь к проекту волонтеров? Не знаете, где найти волонтеров? С чего начать и как именно с ними работать, чтобы результат устроил всех? Рассказывает руководитель добровольческого движения “Даниловцы” Юрий Белановский.
Смотрите видео или читайте текстовую расшифровку:
Если вы хотите сделать что-то с помощью волонтеров или силами волонтеров, то попробую сейчас прямо по шагам всё объяснить. Чаще всего, у подавляющего большинства желающих, будь то благотворительный фонд или какая-то институтская организация, всё упирается в вопрос: где взять людей? По сути: подарите мне какой-то канал, через который на меня люди свалятся, а дальше я уже разберусь. Это всё в корне не так и такой подход стоит сразу отмести, перечеркнуть и к нему больше не возвращаться.
Начинается всё с того, что организация должна для себя определить единую точку входа каких-то заявок для волонтерства. Плохой вариант: когда любой человек в организации, благодаря своей идее, говорит: А пусть волонтеры это сделают, или: тут звонила тётечка (у неё какая-то беда), пусть они к ней съездят. А другая сотрудница говорит: а у меня что-то своё. Это надо исключить. Вход задач должен быть только один. И над этим входом должен быть только один хозяин.
Предположим: благотворительный фонд помогает детям с какими-то редкими заболеваниями, и нужно посодействовать мамочке, которая приехала вылечить ребёночка в Москву. Очевидно, что канал входа должен быть только один. Вы сами определяете, какой: анкету на сайте заполнить, или переписка, или звонки, это неважно. Но желательно сразу вести реестр этих заявок, чтобы впоследствии их как-то сравнивать, понимать, что было сделано, что не было.
Второй пункт, после принятия заявки или после одобрения идеи, если идея рождается внутри, это оценка этой идеи на обоснованность. Заявка должна пройти какую-то проверку, и далее принята или отклонена. И если заявка принята, то после этого, на мой взгляд, начинается самое важное. Дело в том, что она должна быть осмыслена, в отношение труда волонтеров; должна быть разбита на какие-то подзадачи; все, кто в вашей организации имеют к этому отношение, должны быть оповещены; чтобы никто, ни с того ни с сего, не набросился на волонтера и не сказал: А ты, вообще, кто? Или наоборот: О милый, ты пришёл. Вот тут у нас надо мусор вынести, сделать что-то ещё. Ничего подобного. Должно быть очень чётко осмысленно, что делают волонтеры, кто ещё из сотрудников подключается, кто за что отвечает. Обязательно нужно оценить по ресурсам и для себя принять какое-то волевое решение.
Например, волонтеру надо самому оплатить куда-то проезд или мы его оплачиваем. Если нужны какие-то затраты. Предположим, мы сажаем деревья, то лопату мы даём или он покупает. Соответственно, человеку-организатору этой деятельности нужно принять такое решение. Нужно продумать, как следует, какие-то критерии отбора волонтеров. Где-то нужны только девушки, где-то юноши, где-то пожилых не берут, где-то, наоборот, лучше довериться пожилым людям.
Это всё должно быть заранее продумано, заранее подготовлен способ принятия заявок и их фиксация. Понятный современному человеку, понятный молодёжи способ электронной регистрации на сайте. Это значит, что нужно продумать анкету; оформить её, например, в Google-документах; вывесить на сайт. Или вы решаете принимать телефонные звонки. Значит, тогда кто-то должен это делать не в трамвае, на бегу. А должно быть какое-то время для звонков, когда человек может зафиксировать их. А фиксировать надо обязательно, на самом деле. Потому что, просто так, не пойми кому, с той стороны телефонной трубки говорить: мы вас всех любим, приходите. Да, мы будем всем рады. Я считаю, что это не совсем адекватно, на самом деле. Эта первичная или анкета, или первичный разговор, это уже может быть первичный фильтр. Потому что, даже в самых простых делах, как посадить дерево, например, вполне могут быть люди неадекватные какие-то. Не дай Бог, даже поранят себя или ещё что-то. Здесь нужно этот вопрос тоже заранее продумать.
И только после того, как вы осмыслили вакансию; поняли ресурсы; поняли, кто ещё в этом участвует; какой должен быть результат; какие люди вам нужны; какие их должны быть вложения (оплатить проезд; прийти в одежде, соответствующей посадке деревьев). Только после этого можно написать эту вакансию или объявление, в котором нужно указать самые важные вещи: зачем мы это делаем. Это часто игнорируется. Приходите копать. Человеку не интересно копать, ему хочется понять: зачем? И чем более талантливо, мотивирующе вы это напишите, тем лучше для всех.
Конечно, нужно конкретно указать: место; время, когда, начало; когда конец; контакты старшего лица, кто за это отвечает, чтобы человек, желающий вместе с вами посадить деревья, не звонил какой-нибудь секретарше, которая удивляется: А ты что мне звонишь? А чтобы он позвонил уже человеку, полностью погруженному в дело, услышал от него деловые вопросы и понял, что его ответы ложатся на какое-то понимание процесса, и был доволен. Только после этого можно размещать объявление.
Мне очень важно здесь подчеркнуть, что объявление, это уже последний штрих, на самом деле. Объявление, это, как хорошо подготовленный выстрел. Если до этого не проведена никакая работа, это будет холостой выстрел. Где конкретно размещать, чаще всего спрашивают об этом, здесь ответа нет ни у кого, потому что напрямую и всегда, это зависит от ваших ресурсов. У кого-то друг в студенческой газете, у кого-то хорошо получается В Контакте, где много друзей, у кого-то тётя на радио работает, у кого-то есть лишние 500 рублей, чтобы дать объявление в газете, и так далее, не важно. Важно, что вы, проведя всю подготовительную, работу не потеряете людей. А иначе вам нужен невероятно огромный входящий поток людей, если у вас ничего не подготовлено, потому что они будут теряться уже на точке входа. И если всё это сделано, если дано объявление, то человек, который принимает эти заявки или звонки (он тоже должен быть один) и у него должны быть свои, известные внутри вашей организации, критерии. Они будут субъективные, но никто уже не сможет вмешиваться. И тогда уже, этот человек кому-то отказывает, кого-то принимает, кого-то, наоборот, немножко подталкивает, как он чувствует.
Таким образом, он начинает принимать людей. Обязательно, конечно, нужно, если дело ответственное, уже какое-то второе собеседование или вторая проверка. Самый простой способ, это, конечно, поговорить. Вы отобрали людей, ничего не мешает вам позвонить, поговорить уже чуть-чуть поподробнее, сказать, что вы рады, что они придут, с радостью примете их помощь, но хотели бы как-то побеседовать. И тогда уже окончательно утвердиться.
После этого получается пул людей, что очень важно лояльных или, даже, мотивированных на сотрудничество именно с вашей организацией. Это не какой-то проходящий, странный поток людей, которых вы найдете, они что-то сделали и исчезли. Это уже люди, которые вам доверяют, потому что вы серьёзно подходите к делу, люди, которые лояльны вообще к вашей деятельности. И наверняка, если им понравится само мероприятие, они захотят дальше вам помогать. То есть, это не разово проходящие люди. И к этому же времени у вас получается весь список тех людей, кто вам помог. И после этого проходит само мероприятие, естественно. И задача в том, чтобы это мероприятие прошло по тому сценарию, который вы перед этим продумали. Чтобы всё было подготовлено, продумано, и чтобы человек чувствовал себя на своем месте. Не метался, не решал чужие задачи, не стоял и не думал: кто я здесь, что я здесь делаю? Чтобы этого ничего не было.
После мероприятия очень важно, конечно, человека поблагодарить, и взять какую-то обратную связь у него. Спросить: что было не так, что понравилось? Если вы чувствуете, что ваши отношения доверительные, будет важно, чтобы и выдали обратную связь, человеку это нравится: Ты знаешь, ты всё сделал классно, но вот, если ты и это бы сделал, было бы лучше. Человек учится, таким образом, через вас, и тоже будет вам, конечно же, благодарен. Это ещё не конец. Последний штрих в этой истории, это пробежаться в конце всего по базе и, может быть, сделать какие-то пометки: вот этот пришёл вовремя, всё отлично; этот больше говорил в начале, чем на самом деле сделал, и так далее. Но, тем не менее, может наступить такой следующий момент, когда, даже, эти опоздавшие всё равно вам понадобятся. И, поскольку они вам доверяют, вы можете их пригласить.
Вот такой алгоритм я предлагаю.
Материал подготовлен в рамках “Человек – человеку” – просветительского проекта Школы социального волонтерства в формате видео-блогов.