Волонтер или работник: налаживаем работу с волонтерами (Продолжение)

Начало ЗДЕСЬ

Волонтер или работник: вектор взаимодействия волонтера и организации. Простые советы маленьким организациям. Продолжение.

• Заблаговременное распространение информации. Т.е заявка должна быть отправлена не слишком рано, но и не слишком поздно. Чтобы люди смогли успеть на помощь и не забыть о помощи.
• Где разместить информацию. На сайте, на своей базе, в своих социальных сетях, в сетях друзей и знакомых, в СМИ, в учебных заведениях и т.д. Но чтобы это не было похоже на спам.
• Оперативность и объективность при приеме заявок от волонтеров. Очень важно мониторить все отклики и реакции на ваши заявки, чтобы в будущем избежать той или иной ошибки. Если на то или иное заявление не откликаются, то вероятно, при их составлении были допущены ошибки или неточности. Необходимо, чтобы заявки принимало ответственное лицо, которое в теме. Чтобы человек получал компетентные ответы. Чтобы не было переадресации. Чтобы волонтер проходил первичный отбор наиболее подходящих. Вы должны сделать сразу выбор на 70 % – подходит вам человек или не подходит, остальные 30% – решите на собеседовании. На самом деле почти нет людей, которые бы не хотели помочь другим. Поэтому ведите базу данных ваших волонтеров и базу данных заказов. И ведите соответствие между ними. Такая база данных – своего рода капитал благотворительной организации.
• Сформировать выборку волонтеров. Лично я не рекомендую брать людей для помощи без хотя бы короткой беседы. Это поможет понять, подходит вам человек, или нет. Понять, это волонтер или работник. Самое сложное в собеседовании – это кому-то отказывать. Собеседование должен проводить только тот человек, который имеет право отказать человеку. Причины отказа должны быть субъективны по одной простой причине – ответственность за волонтеров ложиться на вас. И если вы внутренне чувствуете, что вы не сработаетесь, вы не готовы с ним взаимодействовать, вы должны извиниться перед ним и отказать. Во избежание конфликтных ситуаций. Но и должны какие то формальные для отказа критерии тоже.
• Не забывайте про подстраховку. Волонтеры – это те люди, которые по определению могут отказаться от взятой на себя ответственности. Поэтому вы обязаны предвидеть это и компенсировать эту неудачу. Вы всегда должны знать, что есть вероятность того, что волонтер не придет на работу. И у вас должно альтернативное решение этой проблемы.
• Подробнейший инструктаж волонтера. Вы инструктируете его во всем, чтобы у него не было никаких недоумений по поводу его задачи, вплоть до того, за чей счет бензин или платная парковка, например.
• Обеспечение контроля за выполнение работы. Это не надзор, а ваша возможность разделить с волонтером ответственность.
• Примите работу – поблагодарите – спросите обратную связь. Волонтер должен иметь возможность рассказать вам о проделанной работе, о непредвиденных трудностях, которые помогут вам в дальнейшей работе.
• Работайте с базой данных, чтобы знать на будущее, будете ли дальше работать с тем или иным заявителем или волонтером.
• Готовьте отчеты. Если люди будут видеть отчеты и результаты работы, благодарности вашего фонда, они к вам потянутся охотнее.

Всю эту работу нельзя поручить постороннему человеку. Все это – работа одного человека, ответственного человека.

Материал подготовлен редакцией сайта  Школы социального волонтерства на основании выступления руководителя Добровольческого движения Даниловцы Юрия Белановского на семинаре «Как наладить работу с волонтерами. Простые советы маленьким организациям». Видеозапись семинара можно посмотреть ЗДЕСЬ.