Организация поездки «Клуба волонтеров» в детский дом: план от А до Я
План организация поездки в детский дом. Опыт «Клуба волонтеров»
- Как организовать поездку;
- Как сформировать команду;
- Поездка.
1. Как организовать поездку
– Договоренность с администрацией. Безусловно, организация любого мероприятия начинается с согласования с административным органом, который непосредственно отвечает за тех детей, которые находятся в их учреждении, несут за них полную ответственность и, безусловно, они решают, какую программу у них можно провести, а что считают из ряда вон выходящее. Поэтому куратор обязательно, прежде чем начать подготовку к поездке и собирать команду, он сначала предварительно планирует программу. Это могут быть различные мастер-классы, это может быть одно большое мероприятие, например, квест, это может быть поход с детьми за территорию интерната. Что касается похода за территорию, здесь хочу сделать оговорку, что это очень важный момент, который не всегда и не в каждом детском учреждении можно провести. Здесь нужно согласовывать абсолютно все нюансы и при этом необходимо, чтобы обязательно при этом присутствовал кто-то из администрации. Поэтому мы стараемся проводить все мероприятия в пределах школы-интерната, чтобы избежать этих лишних договоренностей и волокиты.
– Сбор команды. Как только с администрацией согласованы более или менее все нюансы и части программы, после этого куратор начинает собирать команду. В нашем клубе у каждого интерната сложилась уже своя команда из костяка. Порядка десяти человек составляют наш костяк, которые ездят постоянно. Поездки у нас происходят раз в полтора месяца, поэтому ребята, если они ездят в какой-нибудь отдаленный интернат, вполне могут выделить один выходной день, чтобы посвятить его поездке в интернат к детям. На этом костяке строится вся основная организация поездок, и куратор на них сильно рассчитывает, потому что они несут всю организационную нагрузку за программу. К этим десяти людям примерно столько же обычно добавляется новичков. Это очень важно, потому что нет абсолютно одинаковых интернатов, каждый отличается своими особенностями и режимом, разные дети, разный подход, разное воспитание. Поэтому даже опытные волонтеры в каждом из интернатов получают что-то новое, знакомятся с чем-то новым.
Важна работа с новичками. Ребята, которые вообще едут в первый раз, они пока вообще ничего не знают, ни как себя вести с детьми, ни как проводить мастер-классы, ни как организовать мероприятие. Новички обычно у нас едут в первую поездку как зрители. Они везде ходят, смотрят, знакомятся, осваиваются, задают вопросы кураторы, которые у них возникают по ходу знакомства.
Как на начальном этапе выявить потенциал волонтера
Это достаточно сложный момент, и мы с этой проблемой сталкивались не единожды. Бывает, что изначально человек проявил себя с наилучшей стороны, но непосредственно на мероприятии показал свои худшие стороны. Или наоборот. Поэтому наши кураторы в момент поездки всегда пристально смотрят за новичками. Здесь поможет только наблюдение. Когда куратор пишет отчет о поездке, он обязательно про каждого новичка делает заметку. После таких характеристик мы коллегиально решаем, давать тому или иному новичку уже статус волонтера или к нему еще стоит присмотреться. Если куратор пишет, что новичок проявил себя как-то неоднозначно или даже отрицательно, то мы не выдаем им статус волонтеров. Другого способа выявлять потенциал волонтеров у нас пока нет. Это очень важно на начальной стадии выявлять неадекватных людей, чтобы они, не дай Бог, не нанесли какую-нибудь психологическую травму нашим подопечным.
Перед сбором команды мы проводим дни открытых дверей, все желающие могут прийти, послушать о нашей деятельности, почить ответы на интересующие их вопросы. И таким образом происходит хотя бы минимальный, но визуальный контакт с этими людьми. Конечно, здесь далеко нет гарантий, чтобы выявить будущих хороших волонтеров, но, по крайней мере, мы ставим какой-то маленький фильтр. Желательно, чтобы все новички-волонтеры проходили определенный психологический тест, общение с психологом, но пока мы это не ввели в систему. Потому что это, во-первых, намного усложнит процесс в некоторых поездок, во-вторых, отсеется часть людей, не потому, что они психологически неуравновешенные, а может время не позволить или что-то еще.
У нас в клубе по этому вопросу всегда проходят баталии. Часть считает, что необходимо усложнить процесс поступления к нам в клуб, другая часть считает целесообразным оставить все так, как есть. Так как есть у нас сейчас в таком случае риски, безусловно, высокие, но пока мы придерживаемся этого метода, потому что это позволяет привлекать большое количество волонтеров. У нас в выходные происходит порядка пяти-шести поездок, и в каждой поездке участвует до 20 человек. Т.е., около ста человек у нас в выходные участвуют в деятельности. Следовательно, чтобы обеспечить каждый раз эти сто человек, мы используем такой облегченный метод, чтобы к нам попасть в клуб. Но риски высокие.
Есть еще и другое явление – когда человек едет к детям в интернат, он социально не опасен, он тихий, скромный, но абсолютно бесполезный. Он никак себя не проявляет, он пассивен, он нигде не помогает. Тут непонятно, зачем этот человек туда поехал, какие у него цели? Он хочет социализироваться, войти в общество, помочь себе раскрыться или еще что-то? Такие люди, скорее всего, ездят в детский дом не с целью помочь детям и что-то им дать, а с целью помочь себе. Скорее всего, они имеют какие-то свои внутренние психологические проблемы. Тут каждый для себя решает, что делать с такими людьми. Или их сразу же исключать или же работать с такими людьми, чтобы донести до них истинный смысл волонтерства. Но надо учитывать, что, все-таки, наши ресурсы не нацелены на работу с такими людьми, наши ресурсы нацелены на детей-сирот, а они оттягивают часть наших сил и времени. Но мы стараемся максимально помочь всем.
Если мы видим, что ребята с какими-то своими проблемами, но они хорошие, они тянутся, пытаются измениться, пытаются стать волонтерами настоящими, то таким людям мы всегда помогаем. Очень много случаев, когда изначально пассивные и замкнутые люди постепенно раскрылись, стали активными и даже ответственными за какие-то мероприятия. То есть, наш клуб во многом помогает решить и какие-то свои внутренние проблемы волонтеров.
Все таки, российское общество очень слабо пока подготовлено в плане благотворительности, люди зачастую даже не знают, что это такое. И то хорошо, что люди хотя бы узнали, что такое волонтерство и кто такой волонтер. Поэтому тут надо очень много работать индивидуально с людьми, но это сложно, потому что наши ресурсы ограничены.
2. Подготовка команды
После того как команда уже более или менее собрана, она начинает готовить программу. Куратор предлагает какой-то формат, т.е., либо это мастер-класс, либо квест, либо какое-то спортивное мероприятие, либо совмещенное что-то, когда в первой половине для проводят мастер-классы, а во второй – спартакиаду. Иногда сами волонтеры предлагают формат, и куратор поддерживает инициативу.
На самом деле, подготовка программы – очень важный блок. Дело в том, что все наши ребята работают, все чем-то заняты и находятся в разных местах. И собраться вместе, чтобы разработать программу, обсудить ее и согласовать, практически нет возможности. В один день одни не могут, в другой день другие и так далее. Поэтому для подготовки программы мы используем наш сайт, раздел форума. Это очень удобно и облегчает нам задачу, чтобы не нужно было собираться и все согласовывать. На форуме у нас есть специальный раздел, который видят только действующие волонтеры. Они заходят в определенную тему, где ведется подготовка мероприятия. Тему всегда открывает куратор. Он в первом своем посте задает формат поездки, предлагает какие-то идеи. Соответственно, начинается активное обсуждение и подготовка к поездке.
Очень важно при подготовке программы назначить ответственных ребят, которые будут отвечать за определенный мастер-класс или за определенное мероприятие. Без ответственных ничего организовать не получится. Всегда должен быть один человек, который будет вести мастер-класс, заниматься закупкой и распределением реквизита. Он должен определиться, нужны ли ему помощники или не нужны, это уже зависит от сложности и масштабности мастер-класса. Назначить ответственных людей – это одна из задач куратора. Если, например, формат мероприятия квест, то обязательно назначается ответственный за проведения всего квеста, а также ответственные за его определенные этапы. Везде нужен свой реквизит, своя подготовка, что-то надо напечатать, что-то надо купить. Это все ребята обсуждают на форуме. Очень много всяких маленьких нюансов, которые нуждаются в организации.
Дисциплина
Всегда надо учитывать и человеческий фактор. Бывают моменты, что кто-то из ребят проспал, а у него реквизит, кто-то заболел, или просто не пришел. Тут очень важно куратору вовремя сориентироваться. Если роль отсутствующего человека была слишком уж важной, то происходить отмена мероприятия или ее замена более легким и простым. Либо же идет перестройка программы. Поэтому мы стараемся взывать к ответственности наших волонтеров, и такие случаи у нас бывают нечасто.
Если же все-таки произошла такая ситуация, то тут может встать вопрос санкций. Если это ответственный волонтер и с ним такое произошло впервые, и сам он извиняется тысячу раз, то куратор, конечно же, не применяет никаких санкций. А когда за волонтером такие срывы замечены уже не первый раз, то это уже выносится на обсуждение, и мы коллегиально принимает решения о том, как поступить с этим волонтером. Либо мы выносим предупреждение, замечание, либо волонтер бывает отчислен. Ну, это уже в серьезных случаях.
Как сформировать команду
– Ресурсный центр волонтеров;
– Вид транспорта (пешком, авто, другое);
– Назначение ответственных;
– Инструктаж.
Один в поле не воин и куратор один ничего не сможет сделать в детском интернате. От количества подопечных в интернатах зависит и наша команда. Т.е., если в интернате 150 детей, то команда волонтеров тоже должна состоять из 20-30 человек, потому что иначе они этот объем работы не осилят. Таким образом, мы сформировали для себя лимиты, т.е., мы знаем, в каком учреждении у нас сколько детей и сколько волонтеров туда следует отправлять.
Когда формируется команда, то необходимо, чтобы среди них были и автомобилисты, потому что в основном у нас поездки осуществляются на волонтерских машинах. Если не будет автомобилистов, не смогут поехать ребята не автомобилисты. Волонтеров с машинами зачастую не хватает, поэтому ребята уже привлекают и своих друзей. К автомобилистам у нас послабления, потому что это уже большой вклад, они по 500 километров за рулем (мы работаем с регионами, с областью, а не в самой Москве). Они везут экипаж, и это уже хорошо, мы не ждем от них больше никакой ответственности за проведение мастер-классов и т.д.
Для сбора команды мы опять-таки используем наш форум. Это такое место, где волонтеры общаются, видят всю нашу деятельность, нашу жизнь. Мы там вывешиваем информационные посты, какие поездки будут в эти выходные, какая школа-интернат, сколько километров от Москвы, лимит волонтеров и программу мероприятия. Посетители форума это видят и они при желании могут записаться в клуб в волонтеры в тот или иной интернат.
Каждый вторник в 12 часов одна из наших девочек, волонтер, открывает ветку записи и формирует таким образом команды. Это очень важный организационный момент, и куратор уже видит, сколько людей у него набирается в выходные, как он их может спланировать по мастер-классам и так далее. Если он видит, что записались одни пешеходы, а автомобилистов нет, то ему уже приходится подтягивать свои личные ресурсы, связи, писать или звонить давним волонтерам, которые не раз помогали в таких случаях.
Когда уже собралась команда в точке выезда, настало время провести инструктаж. Мы информируем группу, что поездка у нас всегда проходит колонно. Организованно собрались, организованно выехали, организованно едем и организованно приезжаем в интернат, все вместе там целый день побыли и все вместе выезжаем. У нас даже существует правило, что запрещено самостоятельное индивидуальное посещение волонтером интерната. Это потому, что когда приезжает команда волонтеров, она приезжает ко всем детям. Ни в коем случае мы детей не выделяем. А один человек не сможет охватить всех подопечных сразу, и многие из них остаются обиженными. Поэтому у нас красной линией проходит это правило – мы едем всей командой ко всем детям и мастер-классы мы тоже стараемся продумать и рассчитать на все возрасты. У малышей у нас одна программа, у средних – своя, а у старших детей – своя.
Но бывали случаи, когда тот или иной волонтер привязывался к кому-то из подопечных, они оформляли гостевые визиты, брали их к себе на лето и так далее. Такие случаи у нас обсуждаются индивидуально, обговариваются с администрацией, такие волонтеры проходят школу приемных родителей и т.д.
3. Поездка
После того, как программа разработана, согласована, закуплен реквизит, назначены все ответственные, происходит сама поездка.
Из чего состоит поездка
1. Встреча
2. Программа
- -мастер-классы;
- -квесты;
- -викторины;
- -соревнования;
- -поход (пикник).
3. Чаепитие
4. Прощание
Здесь сложный момент для новичков, потому что дети выбегают к тем волонтерам, которых уже знают. Они знают их по именам, они им не нарадуются, они висят у них на шее, рассказывают о своих достижениях. А новички как бы остаются в стороне и не знают, как себя вести. Тут очень важно вовремя среагировать куратору и всех ввести в дело, максимально всех задействовать.
Потом уже происходит распределение детей и волонтеров по группам, по мастер-классам, викторинам и соревнованиям в зависимости от программы. У нас такая традиция, что после всего этого мы устраиваем обязательно с ребятами чаепитие. Мы обычно закупаем сладости к чаю, и за час перед отъездом накрываем столы и проводим чаепития, делимся впечатлениями от прошедшего дня.
Неожиданно приятно бывают удивлены волонтеры-новички, потому что у них другие ожидания, они думают, что в интернатах все вон как плохо, дети все злые, голодные и т.д. А когда навстречу им выбегают совершенно другие, прекрасные дети, то это конечно, их приятно удивляет.
Примерный план поездки «Клуба волонтеров» к детям
7:30 – сбор волонтеров и финансов (ищите куратора!)
11:00 – приезд в учреждение, планерка с куратором
11:30 – мастер-класс до обеда (или другое мероприятие)
13:30 – обед
14:00 – мастер-класс после обеда
16:30 – сладкий стол
17:30 – отъезд
21:00-22:00 – приезд (водители довозят до метро)
Отчет
После того, как поездка прошла, все ребята вернулись в Москву, тогда куратор обязательно пишет отчет. Опять-таки все это происходит на форуме. Т.е., форум – это такой неотъемлемый объект нашей организации, на котором в принципе происходит вся наша жизнь.
Куратор пишет свой отчет в административном отделе нашего форума, который видят только кураторы. Его не видят даже действующие волонтеры, потому что если у куратора во время поездки произошли какие-то неприятные вещи, или какой-то волонтер себя не очень хорошо себя повел, или другие моменты, которые нужно обсудить коллегиальным органом, то волонтерам это вовсе необязательно читать. Это внутренний отчет, и мы считаем, что он очень важен.
Кураторов самих так таковой особо никто не контролирует. Потому что куратором становится человек ответственный, с определенным волонтерским багажом, опытом, знаниями. Конечно, проблемы, недопонимания бывают. Все мы люди, у всех какие-то свои этапы жизни, проблемы и дела. Но, опять-таки, все сводится к человеческим отношениям, мы стараемся выстраивать отношения с нашими кураторами на доверии и понимании. Для нас очень важно соблюдать нашу внутреннюю гармонию, благоприятную атмосферу внутри клуба.
Но такие казусы с кураторами, к счастью, бывают редкими. В основном к кураторам у нас никаких претензий, потому что он выступает лидером в команде. Куратор не может подстраиваться под каждого волонтера, и если случается так, что какой-то определенный волонтер не может сработаться с каким-то определенным куратором, то он просто переходит в другую команду с другим куратором и начинает посещать другой интернат. У нас 26 учреждений и выбрать между ними всегда можно.
Это, к счастью, очень редкие моменты, в основном все ребятки у нас очень хорошие, все ладят друг с другом и работают дружно.
Помимо этого куратор на форуме еще открывает ветку впечатлений, где все волонтеры от опытных до новичков могут написать свои впечатления от поездки. Эта ветка впечатлений открыта любому человеку в интернете, даже не зарегистрированному в нашем форуме. Эта ветка помогает поддерживать дух волонтерский, поддерживать мотивацию.
Если же поездка состоялась без участия интернета, то очень важно после мероприятия собрать волонтеров и устно хотя бы выразить благодарность. Это тоже очень сильно отражается на мотивации, приносит позитив в волонтерский труд, пробуждает в них интерес к продолжению служения.
