Волонтеры на крупном спортивном мероприятии. Как организовать?

Мы сегодня поговорим о организации волонтеров на крупном спортивном мероприятии, опираясь на опыт нашей организации – Мосволонтер – при подготовке к Чемпионату мира по футболу и при проведении Кубка Конфедераций.

В целом, как устроен процесс рекрутинга?

Здесь вшито несколько направлений – это колл-центр с волонтерами и рекрутинговый центр. Но все это мы закладываем в процесс рекрутинговой компании. Что имеется в виду? Для того, чтобы и волонтёров пригласить, их нужно как-то уведомить об этом. Системы электронного управления волонтеров нет кактаковой, и мы делаем это в ручном режиме – таблицы excel, мобильные телефоны, смс-центр – это ресурсы, которыми мы обладаем.

Мы набрали волонтёров, которых мы назвали волонтерам колл-центра. Они нам помогали ежедневно приглашать потенциальных кандидатов на Кубок конфедераций и после чего заносили результаты рекрутинга в базу – это наш колл-центр. В рекрутинговом центре волонтеры- рекрутеры встречали кандидатов и давали им заполнять определенные документы. Мы на моменте рекрутинга собирали уже согласия на обработку персональных данных волонтеров, собирали паспортные данные, чтобы уже оформлять для них договора. И те, кто успешно проходили собеседования, соответственно приезжали потом к нам в офис, чтобы подписать данные договора. Что входило еще в функционал волонтеров-рекруторов, это, конечно, провести то самое собеседование, проводить кандидата и предоставить результаты собеседования как раз волонтерам колл-центра, после чего они работали с базой.

Наверное коротко вернусь к коммуникационной кампании, поскольку я обещал раскрыть секреты, которые мы сейчас будем использовать.

Коммуникационная кампания

– С мая по сентябрь 2016 года проведено 150 футбольных уроков

– 1 июня 2016 года открыта регистрация на сайте mosvolonter.ry

– В феврале 2017 года на улицах города появились лица волонтеров (150 сити-форматов и 50 билбордов)

– Конкурсы в социальных сетях (VK, FB, Instagram)

– 10 мероприятий на базе центров подготовки городских волонтеров.

В этом году нам удалось расширить границы и в ближайшее время мы ожидаем увидеть нашу рекламу в метрополитене, что даст нам большой толчок в информационном плане рассказать о программе для всего города, поскольку практический каждый человек хотя бы раз в день спускается в метро.

Кроме того, мы расширили в целом нашу сеть волонтерских центров, теперь их у нас 13. И сейчас продолжаем серию мероприятий, которые проходят на базе центров подготовки.

Рекрутинговая кампания

– 11 рекрутинговых центров на базе центров подготовки

– 50 специально обученных рекрутеров

– 3 раза в неделю на протяжении 7 месяцев

– проведено 2675 очных собеседований

– 2220 человек стали частью команды.

Что мы изменили в этом году? Мы отказались от 11 рекрутинговых центров, которые были расположены по всему городу и сделали единую централизацию на базе «Дома общественных организаций». Это отдельный подвид комитета общественных связей. Здесь наш менеджер, мой сотрудник непосредственно курирует полностью данный процесс. Это поможет нам более эффективно и более качественно провести отбор волонтеров, и данный процесс ускорит в принципе все наши ручные работы.

Я имею в виду внесение результатов в базу данных, чтобы данные не терялись, не искажались, было принято решение централизовать это, что на самом деле оказалось очень удобным. Город выделил нам площадку, и сейчас у нас уже 150 рекрутеров, которые находятся в одном помещении, они чувствуют свою сопричастность к этому мероприятию.

Если в 11 центрах это были 3-4 человека, им в своей рутине, на мой личный взгляд, не удавалось создать для них именно чувство сопричастности, то здесь, когда их порядка 30-40 человек в день приходят, они видят, что они делают, как они это делают, и уже работают как один целый единый механизм. То есть, с точки зрения мотивации здесь отдельная у нас мотивационная программа для каждого процесса, и отдельная мотивационная программа в период самого чемпионата мира.

В этом году уже под чемпионат мы ввели для волонтеров с выходом на смену какой-то определенный бонус. Т.е., отработав пять смен, он получает значок, отработав десять смен, он получает брелок, отработав 20 смен, он уже получает сумочку, рюкзачок и так далее. То есть, с точки зрения такой материальной мотивации он получает такого рода вознаграждение.

С точки зрения нематериальной мотивации он получает для себя навыки и опыт в общении с людьми, выявлении подходящих кандидатов, поскольку рекрутинг в целом это не просто процесс, не просто отобрать волонтера, подходит или не подходит он по каким либо качествам, разработанных в анкете. Это еще процесс грамотного распределения на функционал, то есть, подобрать, проанализировать, просканировать человека, и определить, действительно ли он подходит на данный функционал.

Поскольку, не буду таить греха, на Кубке конфедераций были такие волонтеры, которые попали на свой функционал и пришлось уже во время обучения менять их. Благо, это можно было сделать еще на этом этапе. Если бы это было уже после обучения, то уже ни в коем случае нельзя было этого делать, поскольку управление сразу становится неэффективным в данном случае.

На обучение у нас было порядка 30 волонтеров, которые сменили свой функционал. Они не согласились после смс-уведомлений и пришлось подобрать им другой функционал. Но это было исключительно по ошибке рекрутеров. Когда, например, мы понимаем, что у человека фобия на большие потоки людей, а он стоит на функции «последняя миля», где будут идти толпы болельщиков, то делать ему там просто нечего. И такой волонтер был переведен на другие функции, скажем, в информационные центры, где людей не так много, и где ему находиться будет более комфортно.

Что касается рекрутинговой кампании, наверное еще подытожу, какие методические документы были нами изготовлены. Это сама анкета для проведения рекрутинга. Анкета состоит из вопросов, вопросы основаны как раз на компетенциях, вовлеченности, осознанности волонтера, его стрессоустойчивости, коммуникабельности и командности. Данные методики были разработаны не нами, мы заимствовали опыт универсиады, отчасти у Сочи, отчасти у ФИФА, программы оргкомитета и соединили это все воедино, исходя из особенностей нашей программы и нашего опыта, чтобы максимально все оптимизировать и упростить данный процесс рекрутинга.

В среднем, процесс собеседования у нас занимает 15 минут, и по итогам собеседования у волонтеров еще выявляют и знания английского языка, либо других иностранных языков. У нас есть партнер у Мосволонтера, это школа английского языка BCS, в прошлом году они нам разработали тест, который занимает от трех до пяти минут и который позволяет определить уровень знания английского языка с точки зрения письменного.

Также волонтеры-рекрутеры задают устные вопросы по ходу собеседования. Тут мы немножко сделали такую инновацию, изначально у кандидата спрашиваем его уровень языка, как он сам себя оценивает. Если он оценивает себя выше чем интермедия, то рекрутер вправе во время собеседования задать ему вопрос уже не на русском, а на английском языке, тем самым погрузить его в небольшую стрессовую ситуацию и посмотреть, как он сможет выкрутиться. Каков его действительный уровень знания языка и как он реагирует на нежданно-негаданно случившиеся стрессовые ситуации.

Кроме того, в нашу методику сейчас отдельно лег алгоритм проведения рекрутинга. Сейчас мы формируем пакет документов, которые по итогам чемпионата мира будут в открытом доступе и с ними можно будет ознакомиться. Это будет тоже как одно из методических наших пособий.

Материал подготовлен редакцией сайта Школы социального волонтерства на основании семинара «Волонтеры на крупном спортивном мероприятии. Как организовать?». Ведущий семинара – Дьяченко Олег Андреевич, начальник отдела по развитию спортивного волонтёрства ГБУ города Москвы “Мосволонтёр”. Видеозапись семинара можно посмотреть ЗДЕСЬ.

Проект «Региональный Центр развития и поддержки социального волонтерства»

в 2017-2018 году реализуется с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.