Как подготовить и провести волонтерскую акцию? Инструкция руководителя Даниловцев
Для примера возьмем развлекательную акцию с элементами просвещения для жителей одного городского района. Часто благотворительные организации проводят такие акции для привлечения внимания к той или иной социальной проблеме, для популяризации своего бренда или для сбора пожертвований
О чем важно помнить?
Каждому организатору волонтерской деятельности необходимо помнить об основных принципах:
- Волонтерство не аккумулируется. Это сила, которая или работает, или перестает быть силой.
- Волонтерство – это про результат, про дело. Сообщество вообще, чтобы было – это бесполезная трата времени и усилий.
- Главный «мотиватор» для волонтеров – это достижение результата. Организаторы приглашают волонтера для того, чтобы вместе с ним совместными трудами произошло что-то значимое для него и для общества. И оно должно произойти!
- Чтобы волонтер добровольно, эффективно и стабильно работал, необходимо снять с него всю ненужную ответственность. Путь от желания волонтера приносить пользу до ощутимого и понятного результата должен быть минимальный и самый простой.
- Для долгосрочных рабочих отношений с волонтерами необходимо дать им почувствовать их причастность к общему делу и общему результату.
Помните про риски
Первое, что следует сделать – минимизировать риски. О рисках необходимо помнить всегда. Проблемы, возникшие при проведении акции, и тем более ее безрезультатность – это основной и самый сильный демотиватор волонтеров. Дело в том, что добровольцы вкладываются бесплатно, и если что-то идет не так, то их труд, а на самом деле дар общему делу, обесценивается.
Для примера приведу три наиболее очевидных риска. Первый состоит в том, что на акцию придет мало участников или она вообще будет сорвана. Чтобы риск уменьшить, следует, к примеру, оценить местность с точки зрения доступности для участников, получения организаторами всех необходимых разрешений, чтобы внезапно не получить запрет на уровне администрации или полиции.
Второй риск в том, что аудитория придет “холодная”, не готовая к активному участию в акции. Как правило, у организаторов мало возможности предварительно “разогреть” участников. Но в их силах правильно оценить аудиторию и проработать сценарий в соответствии с оценкой. Волонтеры должны знать, кто их ждет и понимать, что делать.
Третий риск – это срыв праздника или сложности с его проведением в связи с погодными условиями. Минимизировать этот риск можно, договорившись о возможности оперативно переместиться в помещение (библиотеку, клуб и др.) или заранее приготовить шатер.
Важно то, что риски следует оценить заранее и продумать свои действия по их минимизации.
Сформулируйте желаемый результат
Второе, что мы делаем – формулируем возможный результат нашей волонтерской работы в максимально предметных категориях. Когда мы начнем приглашать волонтеров, следует предлагать им нечто максимально конкретное и понятное, то, что согласуется с нашей общей миссией, и что они могут соотнести со своими силами.
Например: “Мы хотим провести акцию для сбора пожертвований на благотворительные программы нашего фонда. На акцию придут минимум 50 детей и их мамы. Это реальные люди, и они ждут праздника. Мы сможем занять детей играми, а взрослым рассказать о наших благотворительных программах».
Или: “Мы планируем провести акцию в офисе крупной бизнес-компании. К нам придет ее руководитель. Мы сможем завоевать его доверие, и тогда они смогут стать нашими спонсорами». Возможен и такой результат: «На акции будет много СМИ. Благодаря им жители города узнают о работе нашего фонда, обратят внимание на ту социальную проблему, с корой мы работаем».
Организатору акции следует предпринять все усилия, чтобы этот результат был достигнут! Тогда волонтер придет еще раз!
Напишите волонтерские вакансии
Как правило, организаторы акции имеют план ее проведения. Для привлечения волонтёров этого недостаточно. Следует подготовить описание волонтерских вакансий, то есть, превратить план в своего рода сценарий – разложить на простые дела и составить таблицу. Таблица должна содержать графы: описание конкретного простого дела, адрес и время, условия участия, что иметь с собой, с кем связываться по работе, количество людей.
Например, может быть такое дело: “Нужен волонтер-фотограф на акцию, которая состоится в субботу, 12 марта с 10:00 до 14:00, в парке на ул. Цветочная. Важно сфотографировать людей, участвующих в мастер-классах и других активностях, баннер фонда, общие планы, по которым можно будет составить представление о количестве участников мероприятия. Благодаря красивым фотографиям, мы сможем сделать хороший отчетный пост. Координатор акции – Иван Васильев, моб. 8(901)123-4567.”
Так расписывается вся акция. Предполагаемая нагрузка на каждого волонтера 50%. То есть, на каждое дело набирается 2, а если дело ответственное – 3 человека, чтобы в случае отказа одного волонтера, оставшиеся справились.
В итоге мы понимаем, сколько волонтеров участвуют в подготовке и проведении акции, и что будем каждому из них предлагать.
Создаем мотивационный рекламный текст с таблицей вакансий
Наша задача не просто переслать потенциальным волонтёрам нашу таблицу, мол, найдите свое место и приходите. Наша задача – привлечь людей, объяснить им смысл, показать результат акции и дать понять, что без волонтеров акция не состоится. Благодаря мотивационному тексту волонтер должен принять решение об участии.
При составлении такого текста следует помнить, что мотивация волонтеров – это всегда личные (непредсказуемые для организаторов) ответы на ключевые вопросы:
- Насколько для меня актуальна предложенная проблема?
- Доверяю ли я пригласившему меня?
- Почему именно я должен сделать что-то бесплатно?
- Какая конкретная польза от этого будет?
- Что конкретно я должен делать (сделать)?
- Где и когда я буду работать?
- Мне лично это дело интересно, для меня важно?
- Совпадает ли это по времени с моими возможностями?
- Хватит ли моих знаний и опыта, чтобы довести дело до конца?
Вопросы о личной выгоде в волонтерстве не является ключевыми! Ответы на них не в состоянии дать достаточного волевого усилия. Хотя подобные вопросы для многих важны.
На вопросы о делах, времени и месте волонтеры найдут ответы в таблице. Желательно предложить волонтерам электронную регистрацию и сразу предложить выбор своей вакансии. Если человек подписывается под какое-то конкретное дело, то ему сложнее отказаться.
В рекламном тексте для волонтеров необходимо указать контакты ответственного лица – организатора, знающего готовящуюся акцию и способного отвечать на вопросы.
Распространяем призыв (рекламу) и готовимся в режиме онлайн принимать ответы
Следует распространить мотивационный текст и таблицу вакансий, прежде всего, в вашем сообществе, то есть, среди тех, кто о вашей организации что-то знает и вам доверяет. Если есть возможность распространить где-то еще, то этим надо воспользоваться.
Перед началом призыва необходимо быть готовым сразу принимать отклики и отвечать на вопросы. Распространить рекламу и через пару дней заглянуть в почтовый ящик, чтобы увидеть ответы – никуда не годится. Современные средства связи позволяют доносить информацию мгновенно, и многие люди не любят ждать. Они могут захотеть участвовать, но им важно будет получить подтверждение или ответ на волнующий вопрос. Лучший способ сбора ответов – электронная регистрация. В итоге вы получите таблицу со всеми ответами.
Собирайте и обрабатывайте контакты волонтеров
Если волонтеры известны вам, и они опытные, то они могут просто записываться в пустые ячейки вашей таблицы. Если нет, то с каждым человеком, готовым принять участие, хорошо бы поговорить лично. Или списаться. И после согласия и прояснения всех вопросов можно утвердить списки волонтеров. Новичков следует прикреплять к опытным волонтерам. И самих по себе не нагружать.
На важные рабочие позиции приглашайте запасных волонтеров. Не напарников, а именно запасных. Но с ними необходимо обговорить время, когда вы им заранее объявите о их участии или неучастии. Например, если за сутки основной волонтер не отказался, и вы не подтвердили участие запасного, значит он в этой акции не участвует. Тот волонтер, что назначен основным, может отказаться от участия не позднее, чем за сутки.
Собираете команду
Мотивированные люди, которые дали согласие участвовать, – это основа команды. И это даже команда с запасом. Вам надо их собрать. На этом этапе вы создаете чат команды под конкретную акцию, где будете управлять командой. В чате не должно быть ни одного лишнего человека. Участникам сразу предлагаются правила работы в чате. Главное тут – минимизация пустословия. Либо в чат пишут только модераторы, а вопросы волонтеров обсуждаются в личных сообщениях. Либо договариваются писать только по делу.
Для всей команды публикуется два документа: таблица по вакансиям с исполнителями и их контактами, и сценарий акции по ролям с указанием времени, адреса, задачами, сроками, описанием инвентаря и т.д. Все участники должны видеть всю картину и роли других волонтеров.
Проведите репетицию
Если акция сложная, нужна репетиция. Она сплачивает команду и ясно выявляет проблемы сценария. Репетиция может быть короткой в виде проговаривания по ролям сценария. А может быть полномасштабной репетицией на месте проведения акции.
На репетиции следует проработать позиции и перемещения на локации, рабочие связи, публичные речи и выступления, формулировки заданий волонтерам, обеспечение инвентарем и расходными материалами и т.д. Важно с людьми проговорить все мелочи. Где и как питаться? Как одеться? И так далее. После репетиции собирается обратная связь от волонтеров и вносятся корректировки в сценарий. Важная часть репетиции – инструктаж всех участников, в том числе по правилам безопасности.
Если репетиция была не на месте проведения акции, то нужен осмотр места всей командой. Это не только знание, но и эмоциональная привязка к площадке и людям, начальная включенность в мероприятие. Осмотр можно сделать за час-полтора до начала акции, можно совместить с оповещением жителей двора о предстоящей акции.
Проведите акцию
В самый день с утра организатор всем пишет: “Привет. Мы начинаем. Всех жду там-то и во столько-то. Если кто-то из вас заболел или по каким-то другим причинам не сможет прийти, сразу мне отпишитесь”. В положенное время на выбранном месте в соответствии со сценарием вы проводите акцию. Если была репетиция, то больших проблем быть не должно.
И во время акции и после, организатор благодарит волонтеров, поддерживает их. Если кто-то из волонтеров уходит раньше, то хорошо попрощаться лично и поблагодарить. Хорошо, когда организатор акции не включен в саму акцию, а как бы всегда находится над всей ситуацией и готов решать возникающие проблемы.
После акции хоть на несколько минут следует собрать всю оставшуюся на месте команду, показать им результат и поблагодарить. Предложить желающим откликнуться и дать обратную связь. Если дело было непростое, то следует предложить пойти вместе в кафе и обсудить, дать возможность выразить свои чувства.
Что делать после акции?
В день акции вечером или на следующий день следует написать письмо всей команде с благодарностью. Это письмо носит исключительно эмоциональный характер: “Мы молодцы, все прошло хорошо, было много добрых слов и т.д.» В письме следует попросить волонтеров дать обратную связь. Обратная связь нужна рациональная, чтобы по свежим следам понять проблемы и сразу зафиксировать их.
В течение нескольких дней после акции следует написать развернутую благодарность с описанием результата, которое включает статистику, качественные результаты, фото. Должна быть отсылка к тем результатам, на которые мы ориентировались перед праздником. Следует связать просьбу стать волонтером и то, что было сделано. В нашей благодарности мы предлагаем и отклики жителей в пересказе или прямой речи, аудио- или видеозапись. И тут же дается ответ на обратную связь. В этом послании можно пригласить команду к участию в следующем мероприятии, но пригласить максимально конкретно, назвать дату, место.
По свежим следам организатор акции делает пометки в базе волонтеров. Справился – не справился. Кому стоит предложить лидерство – кто к этому предрасположен, и для кого это будет признанием и поощрением. И так далее.
Что в итоге?
Если все сказанное произошло, то команда сама не захочет расставаться. После мероприятия можно предложить волонтёрам “потусить” в кафе, даже если не все смогут. Между мероприятиями важно встретиться для “докручивания” того или иного сценария или обсуждения новых идей.
Юрий Белановский, руководитель Добровольческого движения “Даниловцы”