Что такое волонтерский рекрутинг и из чего он состоит? Инструкция от руководителя Даниловцев
Юрий Белановский, руководитель Добровольческого движения «Даниловцы»
Рекрутинг волонтеров — это сложный и длительный процесс. Цель рекрутинга — вовлечь в волонтерскией проект (волонтерскую организацию) необходимое число волонтеров, способных качественно и безвозмездно работать и достигнуть запланированного результата.
Очень важно понимать, что рекрутинг не просто приводит кандидатов к двери волонтерской организации, а доводит кандидатов до начала их волонтерства. Поэтому, трафик новичков сам по себе не важен. Важно число волонтеров начавших волонтерить.
Об ответственности
Главная особенность волонтерского рекрутинга в том, что в результате привлекаются добровольцы, то есть те, кто готов бесплатно работать. Волонтерский труд — это благотворительность, когда люди откликаются на какую-то актуальную общественно значимую проблему, желая внести посильный вклад в ее решение. Волонтеры приходят ради того, чтобы в итоге произошло некоторое изменение к лучшему.
Поэтому, в конечном счете, суть рекрутинга — передать новичку волонтеру ответственность за дело и результат. Рекрутинг сработает, если все его шаги будут так или иначе шагами по передаче ответственности. Но взятие ответственности — это всегда усилие самого человека. Со стороны волонтера ответственность берется лично и свободно. И поэтому рекрутеру необходимо создать условия для этого.
Взятие ответственности во многом определяется изначальной мотивацией, ресурсностью человека и его опытом (или талантом). Следовательно, в вопросах ответственности все должно быть продумано заранее. Не следует предлагать кандидату в волонтеры ничего лишнего (он испугается и уйдет), но не стоит предлагать меньше положенного (тогда его вклад будет незначительным). Будущий волонтер должен ясно и четко понимать для себя, за что именно он будет отвечать, и тогда его внутренние весы помогут ему решить, готов он браться за дело или нет.
Шаги мотивационной цепочки
Работа рекрутера (специалиста по волонтерскому HR) состоит в том, чтобы провести человека (кандидата) по мотивационной цепочке:
- увлечение актуальной социальной проблемой (зависит от самого кандидата — это его выбор),
- доверие со стороны кандидата волонтерской организации как способной решить социальную проблему,
- согласие кандидата на безвозмездный труд (волонтерство в организации),
- понимание кандидатом того, что, где, когда и как надо делать,
- проверка кандидатом (тестирование) себя в деле,
- проверка кандидатом организации (коллектив, организация труда и т.п.),
- согласие кандидата стать волонтером в организации.
Но рекрутинг — это еще и включение (встраивание, внедрение) кандидата в конкретную организацию. И поэтому необходимо:
- знакомство представителей организации с кандидатом,
- знакомство кандидата с работой и историей организацией и сотрудниками,
- знакомство кандидата с условиями и правилами работы в организации,
- подготовка кандидата к работе в организации,
- проверка кандидата в деле,
- принятие решение со стороны организации о работе с кандидатом.
Если все эти пункты будут выполнены, то цель рекрутинга будет достигнута.
Две практические цели
Есть два вида волонтеров. Первые — те, что могут (имеют возможность и готовы) нести полноту ответственности в рамках одного дела. Вторые — это такие волонтеры, которые могут нести лишь скромную ответственность даже в рамках одного общего дела. Это связано не только с мотивацией, но и с возможностями. У многих людей вполне хватает и лидерских качеств, и навыков, и знаний, и опыта. Но их ресурсы уже отданы чему-то или кому-то, а мера несомой ответственности (дома, на работе и т.д.) для них ощутима. При этом желание приобщиться к доброму делу есть в рамках небольшого свободного ресурса и при условии небольшой ответственности, которая, как правило, ограничивается ответственностью простого дела «здесь и сейчас» во время волонтерского события.
Люди с сильной мотивацией (первые) нужны, если организация не может ясно очертить границы ответственности волонтера или знает, что ему придется делать многое самостоятельно (или придется вступить в длительные отношения с подопечными один на один), или нет возможности труд волонтера разбить на простые составляющие и нет умения в том, чтобы поддерживать и сопровождать волонтеров.
Люди со скромной мотивацией (вторые) подойдут, если волонтерские дела состоят из простых задач (или ограниченных по времени отношений с подопечными), если работа групповая, если у организации налажена система поддержки и сопровождения. Понятно, что людей, готовых искренне и всерьез делать простые дела, не беря полноту ответственности, значительно (в десятки раз) больше тех, кто готов делать все сам. И эти люди с малой мерой ответственности вполне могут подойти для большинства организаций, если грамотно организован рекрутинг и труд волонтеров.
Рекрутинг первых и вторых волонтеров различается.
Различие двух видов рекрутинга
Элементы рекрутинга волонтеров, готовых к большей ответственности, направлены на выявление и внедрение в дело кандидатов (немногочисленных), способных взяться за нужное организации дело. Мы в «Даниловцах» называем их «адамантами» за редкость. Это:
- призыв (может быть неконкретным, апеллирующим к социальной проблеме и взывающий о помощи);
- отбор (фильтры на неадекват, проверка мотивации, необходимых знаний, навыков и личностных качеств);
- распределение туда, где нужна помощь (с учетом личного выбора);
- обучение и подготовка к самостоятельной работе (если необходимо);
- стажировка (проверка в деле);
- внедрение в рабочую структуру, где преобладает контроль.
Элементы рекрутинга волонтеров, готовых к малой ответственности, направлены на широкую (унифицированную) аудиторию, главное в которой — личный интерес:
- призыв, основанный не только на проблеме, но, прежде всего, на конкретных простых задачах и приглашающий участвовать именно в них;
- отбор (фильтры на неадекват, проверка того, что человек сам имеет интерес к волонтерству);
- поддержка мотивации (укрепление личной мотивации волонтера);
- распределение по волонтерским вакансиям в соответствии с личным выбором волонтера (помним, что главное — это интерес волонтера);
- подготовка (минимально необходимая — инструктаж, репетиция);
- внедрение в рабочую структуру, способную сопровождать и поддерживать.
Этапы рекрутинга должны укрепить, а не ослабить начальную силу мотивации человека и его ресурсы. Если рекрутинг не сможет укрепить мотивацию, а забирает силы и время человека на излишние собеседования, обучения, знакомства и т.п., то человек, готовый к волонтерству, может отказаться.
Усилия рекрутинга должны быть соразмерны той задаче на которую берется человек. Если нужен некто, кому предстоит рисовать с детьми в больнице, то нужен кандидат, любящий детей, готовый с ними рисовать «абы как» и имеющий пару часов времени в неделю. Проводить его по многим ступеням, требовать от него многого не стоит. Если же нужен кандидат, который будет «вместо мамы» ухаживать за детьми-сиротами в больнице по ночам, выполняя все необходимое, начиная от кормления по графику и гигиенических процедур и до чтения сказок на ночь, то да, рекрутинговая работа с таким человеком нужна более глубокая и длительная.
О рекламе
Для организации эффективного рекрутинга необходимо заранее знать, что и зачем вы будете вместе с волонтерами делать, сколько людей и на какой функционал вам нужны.
Задача рекламы (страницы в интернете, рекламного объявления и т.п.) — довести до встречи-знакомства с вами таких людей, кто интересуется вашим благотворительным делом и подходит для нужной вам работы.
Напомню основной принцип рекламы: кого позовете, те к вам и придут, на что позовете, на то и придут.
Всем известна пирамида Маслоу, и на ее примере наглядно видна не только последовательность удовлетворения потребностей (так часто трактуют эту пирамиду), но и соотношение количества людей с различными интересами. Чем выше этаж пирамиды, тем меньше тех, для кого он важен. Волонтерство можно по-разному интерпретировать, но оно основывается на высоких ценностях. И значит, им интересуются не так уж много людей по определению.
Несложно организовать огромный входящий трафик людей, ищущих удовлетворения базовых потребностей. Но как бы ни хотелось рекрутерам, невозможно вовлечь эту массу в волонтерство (бесплатный труд и свободно взятая ответственность). Так или иначе реклама для потенциальных волонтеров должна «продавать» не выгоды, а правду о «бесплатном труде» (волонтерам придется тратить силы, время, нервы и т.п.).
Что должен узнать кандидат благодаря рекламе на странице вашего сайта или через пост в социальных сетях, или через объявление на стене?
- Дело, в котором ему предлагают участвовать — нужное, важное;
- Это дело — благотворительное;
- Дело состоит из действий (простых и понятных), посильных волонтеру;
- Дело имеет результат;
- Известны место и время, понятна занятость;
- Ясны простые шаги, чтобы стать волонтером;
- Есть анкета для заявки.
О фильтрах
Прием волонтеров в организацию начинается с отбора или фильтров. Кто-то пришел по ошибке, кто-то может прийти с корыстными целями, кто-то просто не готов. Это могут быть неплохие люди, но, чтобы они вместе с другими волонтерами работали, в них нужно очень серьезно вложиться. И всегда останется немаленькая вероятность, что работать они не будут. Но поскольку задача волонтерской организации — это труд и результат, то возникает вопрос эффективности. Сколько организация может позволить себе вложиться в волонтера, чтобы в итоге не растратиться только на волонтеров, а чтобы произошло что-то полезное?
Поэтому большинство волонтерских организаций оправдано выбирают такие фильтры, после которых получают волонтеров, готовых вместе работать. Фильтры минимизируют проблемы и экономят ресурсы — отсеивают неадекватных людей, способных принести проблемы, отсеивают тех, в кого нужно неоправданно много вложиться. Отбор помогает выявить наиболее подходящих кандидатов.
Не стоит недооценивать риски, с которыми можно столкнуться из-за волонтеров. Самыми значительными являются вред, причиненный волонтером другим людям и себе, невыполненные (плохо выполненные) дела, ухудшение отношений в коллективе и репутационные потери.
Фильтры должны быть настроены так, чтобы отсеять:
- кандидатов, несущих угрозы благополучателям, НКО, самим себе (психическое состояние, невоспитанность, несоблюдение правил и т.п.);
- кандидатов, неспособных выполнять волонтерские дела и обучаться;
- кандидатов, неспособных работать в вашей НКО (не устраивает миссия и цель, график, коллектив, отношения, система подчинения и т.п.).
Что работает как фильтры?
- соискатель сам свободно интересуется вашим делом (никогда не упрашивайте никого стать волонтером!);
- соискатель сам свободно соглашается волонтерить именно в вашей организации;
- соискатель сам свободно проходит этапы рекрутинга (имеет смысл один-два раза напомнить кандидату об очередном этапе, но не зазывать его и тем более не требовать);
- личное очное (или по видеосвязи) знакомство с рекрутером (многие кандидаты почему-то боятся этого, и значит, они не подходят);
- предоставление организации персональных данных (паспортные данные, как минимум);
- согласие с правилами волонтерской организации;
- согласие с системой подчинения;
- согласие с графиком работы;
- способность выполнить волонтерское дело;
- выполнение требований и условий.
Все указанные фильтры, если кандидат должен пройти их в вашей организации, на самом деле, достаточно жесткие. И зачастую в социальной сфере, если кандидат прошел все, — этого достаточно, чтобы принять его в вашу команду.
Что нужно знать о мотивации?
Первое правило для рекрутера волонтеров: работайте только с теми кандидатами, кто сам хочет волонтерить! Если есть возможность, конечно.
Если вам нужны помощники и соработники — укрепляйте и поддерживайте их. Если вам нужны волонтеры-«адаманты» (редкий вид, те самые «самостоятельные, ответственные волонтеры») — испытывайте кандидатов на прочность. Но помните, что прошедших такой отбор всегда будет мало.
Хотите бесконечно обслуживать волонтеров и иметь для себя дополнительных подопечных, тогда замените исходную мотивацию волонтера на нужную вам.
Укрепление мотивации — «допродажа» волонтерства, снятие ненужной ответственности
Важно понимать, что мы зовем волонтера не на дело само по себе, а на труд в организации и вместе с организацией. Мы рекрутируем не на дело, а на партнерство с организацией. И без волонтерской организации у волонтера мало что получится.
Рекрутинг по отношению к большинству кандидатов — это своего рода «допродажа» волонтерства и снятие ненужной ответственности, которые происходят через:
- подробное информирование о волонтерстве в вашей организации;
- подготовку и обучение (при необходимости);
- сопричастность доброму делу и бренду;
- знакомство на практике с организацией и ее миссией;
- через знакомство с командой;
- через знакомство с достижениями организации и волонтеров;
- через пробу себя.
«Допродажа» волонтерства начинается со знакомство со смыслами и фокусировки на конкретном деле, которое предстоит выполнять волонтеру. Да, призывом в рекламе часто работает своего рода «философия»: дети болеют, старикам одиноко, люди с инвалидностью замкнуты и т.п. И это все правда. Но именно это в силу всеохватности и множественности проблем может оттолкнуть человека, не дать ему привязки к его реальным силам.
Новичок приходит на первое знакомство со своей картиной в голове, со своими ожиданиями. Поэтому для рекрутера важно показать, что волонтерское дело состоит из простых вещей, одну из которых предлагают волонтеру. Это простое дело имеет характеристики, в том числе место и время. И бОльшего мы не требуем. Но в итоге в результате труда многих волонтеров будет сделано большое общее вполне конкретное дело. Результаты работы организации можно увидеть там-то и там-то.
Правильно организованное обучение способствует взятию ответственности, поскольку говорит, что, зачем, с кем, как, когда, при каких условиях надо делать и какой будет результат. Таким образом ответственность кандидата локализуется до размеров понятных ему, которые он может соотнести со своими повседневными делами и усилиями. А понимание результата дает кандидату ожидание и надежду на достижение своей цели — влияние на социальную проблему (улучшение жизни кого-то и т.п.).
Подавляющее большинство волонтеров приходят со своими тревогами и опасениями. А можно ли перестать волонтерить? А что надо делать, чтобы не причинить вред? А если меня не отпустят пораньше с работы? А как быть с привязанностью ко мне ребенка или с моей стороны к подопечному? А вдруг я не сработаюсь с другими волонтерами? А вдруг я расплачусь? Я почти ничего не умею и не знаю и т.п. Все эти вопросы необходимо снять. Очень полезно и эффективно начальное подробное информирование о работе волонтера, о системе его подчинения, о дальнейшем обучении, о том, за что он действительно отвечает и т.п.
Знакомство с командой и период стажерства — это продолжение «допродажи» волонтерства и снятия ненужной ответственности. Вместе с другими волонтерами уже в деле волонтер может найти свое место. И тогда он сам сможет сказать себе: мое волонтерство — это делать то-то и то-то вместе с теми-то и теми-то.
Так из чего же состоит рекрутинг?
Учитывая все сказанное выше, мы можем сформировать последовательность шагов рекрутинга, благодаря которым реализуется цель — вовлечь в волонтерскией проект (волонтерскую организацию) необходимое число волонтеров, способных качественно безвозмездно работать и достигнуть запланированного результата.
Основные шаги рекрутинга можно представить так:
- Реклама (призыв) — вовлечение тех, кто готов волонтерить (работать безвозмездно);
- Связь с человеком после рекламы, приглашение на очную (онлайн) встречу-знакомство;
- Встреча-знакомство для начального информирования, снятия тревоги, ответов на вопросы, укрепления мотивации:
- представление ведущего встречу-знакомство как уполномоченного лица от организации,
- рассказ о волонтерстве и об организации — о том, кто вы, что и зачем делаете, кто такой волонтер в вашей организации и как он встроен в организацию,
- рассказ о том, что работа посильная, что волонтеры и координаторы (тим-лидеры) — обычные люди, и они справляются,
- знакомство с кандидатом, прояснение его мотивации и его отношения к сказанному ранее,
- разговор о формальных условиях работы волонтеров,
- ответы на вопросы.
- Начальное предметное решение кандидата, выбор направления (кандидат принимает решение сам);
- Анкетирование кандидата (если необходимо, подробное);
- Передача данных сотруднику, ответственному за направление, выбранное кандидатом (координатору, тим-лидеру и т.п. — то есть, тому сотрудником, под чьим руководством будет работать волонтер);
- Встреча кандидата с координатором (тим-лидером и т.п.):
- представление координатора (тим-лидера) как уполномоченного лица от организации,
- рассказ о том, почему и зачем работает это направление, что важное делается и какой результат,
- рассказ о том, что конкретно делается, как устроена работа волонтеров (желательно с презентацией),
- рассказ о том, что работа посильная, что волонтеры и координаторы — обычные люди и они справляются,
- знакомство с кандидатом, прояснение его мотивации и его отношения к сказанному ранее,
- обсуждение правил и формальностей,
- ответы на вопросы кандидата,
- согласие кандидата на выполнение правил и условий допуска.
- Итоговое принятие решения кандидатом (кандидат принимает решение сам);
- Заключение договора (при необходимости);
- Выполнение кандидатом условий допуска (сбор справок и т.п.);
- Подготовка (обучение) кандидата к работе в конкретном направлении (если необходимо);
- Стажировка;
- Начало работы волонтера-новичка в вашей организации.