Семинар “Схема, роли и задачи управления волонтерским процессом организации”. Часть четвертая обучающей программы для НКО “Социальное волонтерство под ключ”.

Ведущий тренинга: Юрий Белановский – руководитель Добровольческого движения «Даниловцы».

Участниками стали представители московских НКО, прошедшие конкурсный отбор: БФ «Здесь и сейчас», БФ «Цвет жизни», АНО «Все вместе», МОО «Игры будущего», Ассоциации «Раздельный сбор», БФ «Образ жизни», БФ «Старый свет», а также координаторы волонтерских групп Добровольческого движения «Даниловцы».

Текстовая версия

Какова может быть история для волонтера в жизни организации, какую ответственность он несет, какие роли и задачи он выполняет?

Три главных пункта в этом вопросе: миссия – ответственность – сотрудники организации и волонтеры.

Очень часто в сознании сотрудников организации миссия – это какая-то инопланетная штука, которая висит как луна и светит отраженным светом. Мы, конечно же, ей радуемся, ее продаем другим людям или эмоциями, или за деньги. Проблема в том, что она никак не связана со словом «ответственность». Это очень серьезная проблема. Очень часто, не понимая ответственности, сотрудники организаций миссией нагружают… волонтеров. А сами остаются за скобками этой истории.

В таких случаях происходит распределение людей на группы: бог, менеджер, солдат. Солдату говорят, он делает. У менеджера связи, контакты, он занимается организационными вопросами. А бог, он, получается, ответственен за все – за людей, за ситуации, за то, почему именно такая ситуация и т.д.

И самое интересное – часто многие волонтеры, приходя куда-то, именно так и заявляют свое желание (я хочу, чтобы дети выздоровели от онкологии, чтобы бабушки хорошо жили, чтобы сиротская система полностью изменилась и т.д.). Тут происходит очень серьезная несостыковка.

Самая понятна и долгосрочная история для волонтера – это солдат, когда волонтер как рядовой, что-то выполняет. Несмотря на то, что это не стыкуется с мечтами, у человека появляется смысл.

На самом деле фонд (организация) ответственность несет по должности.

В этом смысле это задача сотрудников фонда, вы по должности теперь обязаны эту задачу реализовывать. Это не история для волонтера. Ищите возможности, ищите ресурсы, придумывайте механизмы – это ваша работа. А вот волонтер берет эту ответственность как свободный выбор, пожелание. Здесь нет ответственности по должности. Волонтеры могут нести ответственность только за конкретные внутренние задачи, которые для них понятны, реализуемы, достижимы и могут быть абсолютно не связаны с красивыми историями, которые вы проповедуете – с миссией, например. Волонтер если просто будет понимать свою роль в вашей миссии, то это ваши самые долгосрочные помощники.

Естественно, среди них могут быть и те, кто готов нести ответственность за более важные и сложные задачи. Менеджеры. Но их гораздо меньше, чем солдат. И на чем я настаиваю  – среди волонтеров не должно быть богов. Вы сами, сотрудники фондов, можете быть богами, пытаться войти в Думу, сломать систему, это ваш выбор. Но эту позицию свалить на волонтера никак нельзя.

Организация работы волонтерских сообществ, методы взаимодействия, поддержка волонтеров, схема работы 

Любая организация имеет своего руководителя.

Он почти никогда не занимается волонтерами. Под ним есть сотрудник, который ответственный непосредственно за волонтеров. Но есть определенные разницы между этими организациями. В первом случае есть общая одна база волонтеров. В другом виде в организации существуют несколько параллельно живущих, фактически не пересекаемых групп. В третьем случае есть организации, в котором вообще ничего этого нет, но есть «кнопка нажатия», после чего могут валом посыпать волонтеры. Т.е. связи. Они могут позвонить директору какого-нибудь института, и завтра у них будут 170 человек стоять под окнами.

В первом случае есть люди, которые отвечают за какие-то разовые задачи. Эта схема работает, когда нам нужен конкретный результат.

Во втором случае деятельность фонда немножко другая  –  процессная. Конечно, внутри каждой отдельной группы возникают свои какие-то задачи, но они легко решаются. Каждая из групп решает свое дело и конкретного результата во времени от них не ожидается. Эта работа постоянная и похожа на работу учителей школ – результаты бывают в конце года.

В третьем случае деятельность фонда уже проектная. С этой «кнопкой» можно решать практически все вопросы.

Но во всех трех схемах есть и рабочие задачи ответственного за волонтеров. В первом случае на нем ведение всей базы, пополнение базы посредством отбора людей, горизонтальная коммуникация, приемку и распределение задач, повышение мотивируемости волонтеров, их обучение, поддержка волонтеров, реклама, контроль этих самих задач. Кроме того, ему еще нужна кризисная команда волонтеров, потому что у него нет никакой гарантии, что для решения той или иной проблемы у него найдется человек.

Во втором случае привлечение волонтеров, общая база, коммуникации с руководителями групп, горизонтальные связи между группами и их связь с общей организацией, курирование групп.

В третьем – это, прежде всего, прием заявок, нажатие на «кнопку», отбор и распределение волонтеров, их обучение и подготовка, поддержка во время мероприятия, обеспечение ресурсами.

Человек, который отвечает за решение задач

В первом случае что входит в его непосредственные задачи? Он должен оформить и отправить заявку.  Принять волонтера. Поставить перед ним конкретную задачу. Создание условий для работы (рабочее место, ресурсы), принять работу, благодарность, обратная связь.

Второй случай. Ведение базы малых групп, постановка внутренних задач, поддержка волонтеров и их обучение на своем уровне. Тоже создание условий труда, контроль, решение проблем волонтеров, принимать их работу, запрос ресурсов,  распределение ресурсов, запрос волонтеров, подготовка преемника, обеспечение преемственности внутреннего опыта. Здесь эффективность работы групп полностью зависит от этого координатора. Вся работа связана с ним.

Алгоритм действий ответственного за работу волонтера:

1. Принять заявку.
2. Понять, какой нужен волонтер (женщина, мужчина, с машиной или без и т.д).
3. ТЗ для волонтера (мотивационная и информационная часть) .
4. Опубликовать эту вакансию (через рассылки, соцсети, сайт, объявление, СМИ).
5. Обработка откликов, отобрать нужные.
6. Собеседование.
7. Анкета.
8. Обеспечение подстраховки.
9. Инструктаж и постановка перед ним задачи.
10. Коммуникация с волонтером.
11. Контроль.
12. Прием работ, благодарность.
13. Пометки в базе.
14. Отчет перед начальством.
15. Отчет о работе для других волонтеров или для тех источников, откуда брались волонтеры.