Как мини-организациям наладить работу с волонтерами? Вебинар руководителя Даниловцев

Обучающий семинар в Комитете гражданских инициатив «Как наладить работу с волонтерами. Простые советы маленьким организациям».

О чем пойдет речь?

1. Алгоритм работы с волонтерами.

Часть первая: От приема заявки до подготовки объявления. Прежде чем позвать волонтеров, надо проделать большой труд. Начать стоит с организации единой точки входа заявок на волонтерскую помощь.

2. Что такое волонтерская вакансия, как должна быть устроена страничка на сайте, как работать в социальных сетях.

Часть вторая: Что делать после рекламы? Реклама о наборе волонтеров сразу дает отклики. Поэтому главное не в том, где она размещена, а как эти отклики обработать и как отобрать подходящих волонтеров? Следует не забыть и про подстраховку.

3. Что делать с приходящими людьми, как организовать их труд, как сделать так, чтобы волонтеры помогали долго.

Часть третья: Инструктаж – до работы. Благодарность – после. Что еще? Не стоит думать, что с выполнением задания работа заканчивается. Работа с базой и отчеты определяют успех в будущем.

Ведущий: Юрий Белановский – руководитель Добровольческого движения «Даниловцы».

Текстовая версия:

Волонтер или работник? Как правильно задать вектор взаимодействия волонтера и организации? Работа в этом направлении начинается с приема, фиксации и проверки заявок. Очень важна единая точка входа для людей. Заявки бывают двух видов: с одной стороны те, кто приходят извне. Например, мама больного ребенка из очень далекого региона. Эта мама по какой-то квоте приезжает в Москву, и этот фонд получает от нее просьбу – встретить на вокзале, помочь доехать до больницы и т.д.

Но бывают заявки и внутри этого фонда. Сотрудников настолько мало, что один из них вполне может обратиться к руководителю с какой-нибудь потребительской просьбой (я не успеваю, мне нужна помощь, нужен помощник и т.д).

Волонтер или работник: простые правила взаимодействия

Здесь надо учитывать, что любая организация, даже самая маленькая, если хочет заниматься волонтерами, должна научиться:

• Принимать, фиксировать, обрабатывать заявки. И чтобы точка входа действительно была одна, одно уполномоченное лицо и каналы связи с ним.
• Прием должен быть организован с фиксацией этой заявки. Очень трудно кому-то передавать устные просьбы. Поэтому желательно, чтобы прием был записан, зафиксирован. Самый простой способ для уполномоченного лица – это вести Excel-таблицу, ставить даты, фамилии и описание требуемой помощи.
• Обработка заявки – вещь очень нужная и сложная. Мы вынуждены оценивать заявку и в случае чего, отказывать. Предлагаю выработать некоторые критерии в оценке заявок – прежде всего, заявка должна быть обоснованной. Это сложно делать, когда имеешь дело с людьми, попавшими в беду. В большинстве случаев за помощью обращаются люди, которым помощь действительно нужна. Но оценить их и каким-то образом ранжировать эти заявки – вопрос прежде всего субъективный и теснейшим образом связанный с понятием «взять на себя ответственность». Поэтому внутри фонда должны быть критерии обоснованности, например, малоимущие семьи, наличие справок о болезни, объективное обоснование того, что человек сам не может решить свою проблему и т.д.
  Должны быть правила, в каких случаях заявки вообще не рассматриваются.
• Готовность заявителей оказывать помощь в деле. Т.е., мы помогаем людям в их беде, людям с ограниченными возможностями, но для нас принципиально важно, чтобы эти люди так или иначе содействовали нам. Это может происходить в разной форме. Это соучастие дает возможность распределения ответственности. Заявитель не должен смотреть на волонтера, как на раба, который ДОЛЖЕН ему что-то сделать, а как на некого соработника, благодаря чему их совместный труд сможет решить проблему.
• Соответствие задачам вашей организации. Как бы ни было кого-то жалко, есть определенные ресурсы в любой организации, зачастую они очень ограничены. Мы не можем помочь всем. Поэтому важное значение имеет цель соответствовать уставу той или иной организации.

Заявитель должен осмыслить:

• – Ему нужен волонтер или работник? Для многих это примерно одно и то же, только вот волонтеру платить не надо. А на самом деле волонтер – это человек, который любит разделенную ответственность, труд которого должен быть организован до мелочей и за которого нужно решить много проблем.
• – Какой им нужен волонтер – проверенный или с улицы? Например, если вы сажаете деревья вокруг офиса, вам подойдут волонтеры с улицы, но провести последние часы с умирающим ребенком можно доверить только проверенному человеку.
• – Какие могут быть риски и опасности? Вы должны заранее подготовиться к возможным проблемам.
• – Какая компетенция требуется от волонтера? Вам иногда может подойти человек, который ничего не умеет, иногда требуется узкая специальность.
• – Мужчина или женщина?
• – Один волонтер или много?
• – С кем из вашей организации придется взаимодействовать волонтеру?
• – Где брать ресурсы?
• – И кто в итоге будет решать проблему волонтера, если она в итоге возникнет?

Если только у вас есть ответы на все эти вопросы, то можете писать объявление о вакансии волонтера.

Волонтер или работник: как описать вакансию?

Что должно быть указано в объявлении:

• – Прежде всего, человек должен увидеть в объявлении, что конкретно он может сделать. Например, помочь отвезти женщину с больным ребенком до больницы.
• – Очень важно, чтобы в объявлении люди поняли смысл, зачем и для чего это делается.
• – Обозначьте условия. Что человек должен уметь, иметь при себе или на себе,
• – Обозначьте, когда человек должен прийти на помощь, как долго он будет занят.
• – Где и как добраться волонтеру до назначенного места.
• – Очень важны контакты ответственного человека, который ответит в кратчайшие сроки.

Важные моменты:

• Заблаговременное распространение информации. Т.е заявка должна быть отправлена не слишком рано, но и не слишком поздно. Чтобы люди смогли успеть на помощь и не забыть о помощи.
• Где разместить информацию. На сайте, на своей базе, в своих социальных сетях, в сетях друзей и знакомых, в СМИ, в учебных заведениях и т.д. Но чтобы это не было похоже на спам.
• Оперативность и объективность при приеме заявок от волонтеров. Очень важно мониторить все отклики и реакции на ваши заявки, чтобы в будущем избежать той или иной ошибки. Если на то или иное заявление не откликаются, то вероятно, при их составлении были допущены ошибки или неточности. Необходимо, чтобы заявки принимало ответственное лицо, которое в теме. Чтобы человек получал компетентные ответы. Чтобы не было переадресации. Чтобы волонтер проходил первичный отбор наиболее подходящих. Вы должны сделать сразу выбор на 70 % – подходит вам человек или не подходит, остальные 30% – решите на собеседовании. На самом деле почти нет людей, которые бы не хотели помочь другим. Поэтому ведите базу данных ваших волонтеров и базу данных заказов. И ведите соответствие между ними. Такая база данных – своего рода капитал благотворительной организации.
• Сформировать выборку волонтеров. Лично я не рекомендую брать людей для помощи без хотя бы короткой беседы. Это поможет понять, подходит вам человек, или нет. Понять, это волонтер или работник. Самое сложное в собеседовании – это кому-то отказывать. Собеседование должен проводить только тот человек, который имеет право отказать человеку. Причины отказа должны быть субъективны по одной простой причине – ответственность за волонтеров ложится на вас. И если вы внутренне чувствуете, что вы не сработаетесь, вы не готовы с ним взаимодействовать, вы должны извиниться перед ним и отказать. Во избежание конфликтных ситуаций. Но и должны дать какие-то формальные для отказа критерии тоже.
• Не забывайте про подстраховку. Волонтеры – это те люди, которые по определению могут отказаться от взятой на себя ответственности. Поэтому вы обязаны предвидеть это и компенсировать эту неудачу. Вы всегда должны знать, что есть вероятность того, что волонтер не придет на работу. И у вас должно быть альтернативное решение этой проблемы.
• Подробнейший инструктаж волонтера. Вы инструктируете его во всем, чтобы у него не было никаких недоумений по поводу его задачи, вплоть до того, за чей счет бензин или платная парковка, например.
• Обеспечение контроля за выполнением работы. Это не надзор, а ваша возможность разделить с волонтером ответственность.
• Примите работу – поблагодарите – спросите обратную связь. Волонтер должен иметь возможность рассказать вам о проделанной работе, о непредвиденных трудностях, которые помогут вам в дальнейшей работе.
• Работайте с базой данных, чтобы знать на будущее, будете ли дальше работать с тем или иным заявителем или волонтером.
• Готовьте отчеты. Если люди будут видеть отчеты и результаты работы, благодарности вашего фонда, они к вам потянутся охотнее.

Всю эту работу нельзя поручить постороннему человеку. Все это – работа одного человека, ответственного человека.